Cómo compartir el código de conducta
Compartir el código de conducta puede llegar a ser tan importante como redactarlo si queremos que realmente cumpla su función en el sistema de compliance. Pensemos que, cuando se desarrolla ese código de conducta, se pretende establecer y mantener un estándar de comportamiento aceptable en toda la organización. Pero si las partes implicadas adquieren dicho comportamiento o no, depende en alto grado de cómo les llegue el mensaje.
Así, un buen mensaje puede evaporarse, deteriorarse o deformarse si no existen algunas buenas prácticas al momento de compartir el código de conducta, de modo que deja de ser un documento que ofrece valor real a la organización. ¿Cómo debe compartirse el código de conducta para que no se pierda su objetivo?
Compartir el código de conducta de manera efectiva
El código de conducta establece normas de comportamiento válidas, para todos los empleados y partes interesadas, que se constituyen en la base de la diversidad, la inclusión y el respeto a las normas. Después de una ardua tarea, la organización ha logrado construir ese código de conducta adecuado y ha llegado el momento de comunicarlo y compartirlo con los empleados y con las partes interesadas.
El código debe quedar integrado como parte de un proceso amplio que incluye capacitación, monitorización y evaluación continua para que resulte eficaz. Un error en esta etapa puede dar al traste con el trabajo hasta aquí realizado. Por eso, para compartir el código de conducta con éxito es recomendable un proceso previo de planificación con las siguientes tres estrategias:
1. La participación de la alta dirección
En primer lugar, hay que tener clara la importancia de lo que se va a comunicar. Se trata del marco que regirá las decisiones y órdenes que se tomarán en adelante. Es la norma de normas. Si es tan importante, nadie lo tomará en serio si no proviene del más alto nivel.
No basta con que los empleados sepan que el documento proviene de la Gerencia o de la Junta Directiva. Es preciso que lo reciban de ellos. Si el código se comparte en papel, es importante que sea uno o varios miembros de la alta dirección quienes lo entreguen en la mano a un número representativo de empleados.
Si se comparte a las cuentas de correo electrónico, es fundamental que se utilice alguna herramienta que permita personalizar el mensaje. Que el empleado sienta que el CEO se ha preocupado por buscar su buzón de correo y darle a conocer el código de conducta.
2. Incluir a todos los terceros
El código de conducta es un documento de alcance interno. Pero eso no significa que compartirlo con terceros, proveedores, clientes, socios, contratistas, entre otros, no reporte beneficios.
Compartir el código con todos los terceros envía un mensaje claro: la organización trabaja para eliminar o mitigar los riesgos de cumplimiento y de corrupción y desea crear una cultura sólida en ese sentido en toda la organización, especialmente con quienes comparten la responsabilidad operacional. Así, se demuestra un verdadero compromiso y se promueve que se le preste especial atención a este tema.
3. Elaborar un plan de comunicación
Compartir el código de conducta no es un evento de un solo día. Puede requerir varias actividades, y por ello, es bueno elaborar un plan de comunicación que, entre otras, incluya las siguientes tareas:
- Fijar carteles y anuncios en lugares estratégicos.
- Elaborar folletos o resúmenes del código para introducirlo y facilitar su comprensión, también, por ejemplo, en formato audiovisual.
- Elaborar reuniones de comunicación en diferentes áreas.
- Incluir jornadas de sensibilización y capacitación sobre la cuestión.
Software ISO 19600 de ISOTools
Compartir el código de conducta requiere canales de comunicación y de planificación efectivos, como los presentes en el Software ISO 19600 de ISOTools. Esta plataforma avanzada optimiza la gestión de cumplimiento manteniendo un sistema documental confiable, así como canales de comunicación eficaces y procesos de planificación estructurados y automatizados. Se trata de funcionalidades que pueden agilizar y facilitar, entre otras, la tarea de compartir el código de conducta para que sea comprendido e integrado en todos los rincones de la organización.
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