El papel de un Comité de Compliance en un sistema de cumplimiento
La gestión de cumplimiento es un trabajo de equipo. De ahí la importancia del Comité de Compliance y sus objetivos. Este comité resulta fundamental para enfocar los esfuerzos de cumplimiento de una organización. De hecho, hoy, la mayoría de las organizaciones que han implementado un programa de cumplimiento han evidenciado mejora sostenible en su gestión gracias a la creación del Comité de Compliance.
A continuación, abordamos esta cuestión aclarando en qué consiste exactamente un Comité de Cumplimiento, dónde reside su importancia y quiénes son los llamados a conformarlo.
¿En qué consiste el Comité de Compliance?
El Comité de Compliance está conformado por un conjunto de profesionales de alto nivel, en diferentes disciplinas y de diversas áreas, que tienen la responsabilidad de realizar evaluaciones de cumplimiento. Cada miembro asume la responsabilidad individual de su área y participa desde su visión y conocimiento en las evaluaciones, bajo la dirección del oficial de cumplimiento.
El comité debe reunirse de forma periódica según lo defina el oficial de cumplimiento y de acuerdo con la necesidad. Su labor supone revisar las actividades del programa y, también, conocer los informes sobre el progreso de las acciones implementadas. Una vez se adquiere una visión completa del estado del programa en ese momento, es preciso comprobar el comportamiento de áreas críticas, realizar evaluaciones de riesgos, priorizarlos y definir acciones para tratarlos próximamente.
Como parte del proceso periódico de evaluación, los miembros del comité proporcionan informes escritos sobre sus áreas asignadas, en los que se habla de la idoneidad de las políticas corporativas, las instrucciones, procedimientos…Igualmente, los miembros de este comité deben advertir de los posibles cambios regulatorios, políticos o legales significativos que se hayan podido producir en su área de responsabilidad, así como cualquier riesgo nuevo para la organización que deba ser abordado.
Por último, el comité ha de realizar evaluaciones de carácter anual. Se trata de identificar, en base a ellas, las necesidades de capacitación, de adopción de herramientas tecnológicas o de implementación de otro tipo de medidas de control y monitoreo.
Resumiendo, el comité de cumplimiento es el encargado de verificar que la organización cumple con su tarea para que las obligaciones contraídas se acaten y que nadie pueda pasarlas por alto. Y como consecuencia, el trabajo del comité permite aumentar la eficacia y la eficiencia del programa de cumplimiento en toda la organización.
¿Por qué es importante el Comité de Compliance?
En aquellas organizaciones donde se prescinde del Comité de Cumplimiento, toda la responsabilidad de la gestión recae sobre el compliance officer. Esto se vuelve especialmente grave en organizaciones de gran tamaño y complejidad. Pero, aunque no sea el caso, es poco probable que el oficial de cumplimiento tenga la disponibilidad y el conocimiento necesario para entender y abordar todos los posibles problemas de compliance que se pueden presentar. Por eso es tan importante el comité de cumplimiento.
Es el órgano auxiliar que provee de visión y conocimiento al oficial de cumplimiento. Los miembros del comité son los ojos y los oídos del oficial de cumplimiento en todos los rincones de la organización.
¿Quiénes pueden integrar el comité de compliance?
Sabemos ya que el comité está conformado por profesionales de alto nivel provenientes de diferentes áreas de la organización. Dicho de esta forma, y teniendo en cuenta la tarea que cumplirán los miembros de este comité, diríamos que tendrían un puesto en él los siguientes:
- Director financiero.
- Director contable o controlador.
- Consejero de la alta dirección.
- Director del área de Recursos Humanos.
- Director o supervisor de TI.
- Jefe de compras o de adquisiciones.
- Auditor interno.
Funcionalmente, lo ideal es que el director de cada área tenga un puesto en el comité. Esto puede resultar poco práctico a la hora de programar reuniones o labores de equipo, pero como forma de reunir la mayor cantidad de información y aumentar la cobertura del comité, sería lo más conveniente.
El oficial de cumplimiento es el llamado a liderar o presidir el comité. Sin embargo, en algunas organizaciones se considera que una forma de garantizar independencia y operabilidad al comité es permitir que este órgano sea independiente, aunque deba rendir informes al oficial de cumplimiento.
Software ISO 19600 de ISOTools
El oficial de cumplimiento, su equipo y los miembros del comité de cumplimiento requieren acceder a información oportuna y herramientas con las que gestionarla adecuadamente para desarrollar su trabajo y garantizar el logro de los objetivos del programa de cumplimiento.
Un buen aliado en este proceso es el Software ISO 19600 de ISOTools que cuenta con funcionalidades específicamente diseñadas para facilitar cada tarea del programa de cumplimiento. Gracias a la automatización y las herramientas que incorpora, la gestión se optimiza y se mejora el nivel de cumplimiento.
Disponer de esta novedosa solución tecnológica es muy fácil. Solo necesita contactar a un asesor aquí.
