ISO 37001 Etapas y plazos para la gestión de denuncias

Una de las preguntas frecuentes que se hacen los empleados cuando realizan una denuncia está relacionada con los plazos para la gestión de denuncias. Pero esta cuestión va más allá de ellos y es un tema prioritario para en un programa anticorrupción.

Una respuesta breve, concisa, pero muy cercana a la realidad es que los plazos para la gestión de denuncias son largos e impredecibles. Es así porque es un proceso que se desarrolla en varias etapas y porque cada una de ellas debe completarse de tal forma que arroje resultados concluyentes.

Para el denunciante, que siente que se está jugando su futuro profesional e, incluso, su aceptación social en la organización, estos plazos para la gestión de denuncias representan una verdadera preocupación. Y para el oficial de cumplimiento, que es el responsable de que gestionar adecuadamente las expectativas de ellos y todo el proceso, también es una cuestión de gran  importancia.

Por ello, dedicamos este espacio a este proceso y analizamos algunas causas por las que puede tardar.

Etapas y plazos para la gestión de denuncias

El proceso no comienza con una llamada, el envío de un correo electrónico o un mensaje a través de un canal específico. Antes, el denunciante ya ha recorrido una parte del camino que tendrá gran influencia en el buen curso de su denuncia. Estos son los pasos:

1. Tomar la decisión de denunciar

La toma de la decisión implica que el denunciante se asegure de que la conducta o los hechos que pretende denunciar en verdad constituyen una conducta irregular y castigable. También, en esta etapa, el denunciante puede tomar la determinación de recolectar información que sirva como evidencia para sustentar su denuncia.

En este punto, el denunciante necesitará un canal de consultas éticas fluido, eficiente, ágil y confiable. Es una etapa que bien puede tardar desde algunas semanas a varios meses.

2. Presentar la denuncia

Una organización que ha implementado un programa anticorrupción basado en el estándar internacional ISO 37001 dispondrá de un canal de denuncias que cuente con diferentes mecanismos de comunicación y que garantice, si así lo desea el denunciante, el anonimato.

De la existencia de este canal, su facilidad de uso y su eficacia, depende que el denunciante no prefiera acudir a autoridades externas, medios de comunicación u organismos reguladores, antes que utilizar los canales internos de la organización. Es más, este punto está siendo un elemento esencial en las nuevas normativas de diferentes lugares en todo el mundo.

3. Inicio de la investigación

Es la etapa que mayor incidencia tiene en la extensión de los plazos para la gestión de denuncias. Es también el punto en donde la denuncia puede ser archivada o desestimada, pero también reconocida e impulsada. En uno u otro caso, en esta etapa es preciso:

• Asignar un investigador.
• Corroborar la información del denunciante.
• Recolectar pruebas y evidencia.
• Elaborar informes a las partes interesadas, incluyendo al denunciante, acusados, alta dirección y, en caso de ser necesario, a los organismos reguladores o a las autoridades pertinentes.

4. Conclusión de la investigación

Una vez se tienen resultados concluyentes se presentan dos opciones: el cierre definitivo de la investigación por falta de evidencia o corroboración de la conducta investigada o la aplicación de acciones disciplinarias, penales o sancionadoras. En caso de aplicar acciones, de acuerdo con las políticas de la organización, estas pueden ser más o menos beligerantes; y esto tiene sus consecuencias en las expectativas de la persona que denuncia.

Los tiempos en que se desarrolla cada una de estas etapas determinan la extensión de los plazos para la gestión de denuncias. Estos tiempos dependen, en gran medida,  de la estructura que haya implementado la organización para atender las denuncias.

Esto incluye, por supuesto, un eficaz canal de consultas éticas y un adecuado canal de denuncias; pero también protocolos para la protección del denunciante, investigadores capacitados y, sobre todo, un software de gestión que automatice las tareas del sistema. Este último aporta la fluidez, la accesibilidad a la información y la transparencia necesarias e indispensables para disminuir los tiempos de trámite de las denuncias.

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