Tres pasos para mejorar la eficacia del programa de cumplimiento

Cada día aparecen cientos de leyes y regulaciones nuevas en todo el mundo. De este modo, el cumplimiento requiere que la eficacia del programa de cumplimiento mejore permanentemente para no incurrir en sanciones civiles y penales y afectar a la reputación de la organización.

Los programas de cumplimiento corporativo eficaces funcionan como mapas que muestran el mejor camino para la reducción de riesgos de ese tipo. Mejorar la eficacia del programa de cumplimiento significa incorporar requisitos regulatorios adicionales y mejores prácticas que demuestren la confiabilidad a los clientes, a los accionistas, los inversores y los empleados. 

Mejorar la eficacia del programa de cumplimiento

Mejorar la eficacia del programa de cumplimiento es un proceso continuo en el que todos han de estar presentes en uno u otro grado. Es preciso que todas las partes interesadas sean tenidas en cuenta, para asegurar cumplir los requisitos de las distintas áreas. Seguir los tres pasos que ofrecemos a continuación ayudará al oficial de cumplimiento con esta tarea.

1. Conocer la satisfacción de las partes interesadas con el programa

La eficacia de un programa de cumplimiento se mide en base a la satisfacción de las necesidades de los interesados en ese cumplimiento. Así, mejorar el programa requiere conocer la satisfacción de las partes interesadas con la gestión y el programa en sí.

Por supuesto, una buena forma de conocer opiniones es realizando una encuesta. Esta herramienta, además de permitir conocer las expectativas y el nivel de satisfacción de los interesados, puede ayudar a la organización a obtener compromiso con las tareas y los objetivos del programa por parte de cierto tipo de encuestados.

Las preguntas de la encuesta deben abordar la opinión que tiene el encuestado sobre la efectividad y el compromiso del programa. Y una buena forma de efectuarlas es teniendo en cuenta el momento apropiado para hacerlo. Por ejemplo, es adecuado incluirlas durante o después de interacciones como las sesiones de capacitación en compliance para los empleados. 

Pero, además de los empleados, los clientes, los inversores, e incluso, los proveedores también necesitan dar a conocer su opinión y evaluar la eficacia del programa.

2. Asegurar el conocimiento y la comprensión del programa por las partes interesadas

Cuando se redactan las políticas y se comunican contenidos sobre el programa y su funcionamiento, se suele incluir un apartado para que el lector confirme que comprende y acepta el contenido de estos documentos. Pero esto, que es una formalidad, no garantiza que las partes interesadas en verdad comprendan y acepten los objetivos del programa.

Para tener la seguridad de que realmente se ha cumplido este propósito, es preciso evaluarlo. Practicar evaluaciones anónimas ayuda a medir el nivel de comprensión y aceptación, sin que las partes interesadas sientan que las están examinando. Ha de tenerse en cuenta que el objetivo no es evaluar el conocimiento de una persona individual sino la efectividad del programa de cumplimiento.

Esta, sin duda, es una forma de obtener información valiosa, procesable, verificable y tangible que permita incidir en el funcionamiento del programa y su eficacia.

3. Hacer una pregunta clave

Finalmente, una pregunta clave simple pero definitiva, realizada a un grupo significativo de personas que se consideran partes interesadas en el programa de cumplimiento, puede ser la mejor opción en determinados momentos.

Esta cuestión debe plantearse para que permita conocer la percepción general sobre la eficacia de la gestión de compliance. Un ejemplo de este tipo de pregunta podría ser: ¿ha observado alguna conducta que quizá responda a una vulneración legal?

Se trata de un complemento proactivo a herramientas como el canal de denuncias o el canal de consultas éticas, otras armas fundamentales para la lucha contra el incumplimiento. 

Software ISO 19600 de ISOTools

Una solución tecnológica como el Software ISO 19600 de ISOTools dinamiza los procesos de capacitación y favorece la conexión apropiada con todas las partes interesadas a través de herramientas que incluyen, entre otras, un canal de denuncias y un canal de consultas éticas. 

Pero, además, este software basado en la nube incorpora todo tipo de funcionalidades que ayudan a mejorar la eficacia del programa de cumplimiento desde los procesos de planificación hasta los de evaluación y seguimiento.

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