Clasificación de terceros como primer paso para la debida diligencia

La mayoría de casos de corrupción involucran a un tercero. Esto evidencia errores en el camino de la debida diligencia que parte de la clasificación de terceros.

Son muchas las organizaciones que hacen pagos a terceros a sabiendas o sin saber que ese dinero, o una buena parte de él, terminará en los bolsillos de un funcionario público como soborno, por ejemplo. En principio, en esto la organización no tiene por qué tener una responsabilidad directa. Pero lo cierto es que algo ha fallado y muy posiblemente el error se encuentre en que no se ha tenido en cuenta la clasificación de terceros para priorizarlos adecuadamente, lo que ha derivado en un proceso de debida diligencia no consistente.

Clasificación de terceros en la debida diligencia 

Hoy, los organismos reguladores no permiten que las organizaciones se escuden en un tercero para hacer pagos de sobornos. Aunque en verdad no lo sepan, ellas tienen una responsabilidad intrínseca. En otras palabras, las autoridades castigan al que lo hizo, pero también valoran lo que hizo el que debería de haberlo sabido.

Si partimos de una adecuada clasificación de terceros y  efectuamos una priorización apropiada,  establecemos el nivel de riesgo real que cada uno de ellos implica para poder responder en consecuencia. Y ese es el modo apropiado de actuar cuando queremos evitar la asociación con conductas indebidas.

¿Cuáles son los diferentes tipos de terceros?

El parámetro para la clasificación de terceros tiene que ser el riesgo que cada uno de ellos representa. Podríamos ver estos terceros de modo similar a las relaciones sociales. Un familiar cercano, un hermano por ejemplo, representa una importancia mayor que un amigo. Pero a la vez, sobre uno tenemos mucho más conocimiento que sobre el otro.

En términos generales, diríamos que podemos clasificar los terceros para su gestión de riesgos así:

Agentes

Es la clasificación natural para aquellos terceros que representan a la organización, obviamente con su autorización. En esta clasificación podemos incluir vendedores, representantes de marketing, otras organizaciones comerciales, entre otros.

Lo importante es entender que estos agentes serán vistos y entendidos como la misma organización en cualquier lugar, con autoridad para actuar en su nombre, llegar a acuerdos y proponer negocios que, eventualmente, implican riesgos de corrupción.

Proveedores

Los proveedores forman parte fundamental de la cadena de suministro. Adquirir los productos de un  proveedor no convierte a la organización en responsable de la conducta del mismo; sin embargo, podría verse inmersa en un caso de soborno cuando el proveedor soborna funcionarios públicos para entregar a tiempo las mercaderías o para satisfacer determinadas especificaciones.

Consultores

Dentro de los consultores, destacamos a los abogados, especialistas en servicios de comercio exterior, asesores tributarios… Todos ellos tienen la capacidad y la necesidad de representar a la organización en cuestiones financieras y esto plantea un gran riesgo de corrupción.

Distribuidores y revendedores

Otro tipo de tercero que debemos considerar en la gestión de riesgos son los distribuidores y revendedores. Estos operan bajo un contrato o acuerdo. Sin embargo, esto no exonera a la organización de las prácticas fraudulentas que ellos puedan cometer. Por el contrario, con el contrato de distribución se asume una buena parte de la responsabilidad. 

Socios

Existen muchos tipos de socios. Algunos son dueños de una parte de la organización. De hecho, las personas que adquieren acciones de una organización en el mercado bursátil se convierten en socios de esa empresa.

Pero otras personas u otras organizaciones pueden ser socios en una operación muy específica o en la distribución de un producto específico en algún lugar del mundo. En estos casos, la responsabilidad y el riesgo de la organización es aún más grande que en el caso de los distribuidores.

Como podemos ver, cada una de los diferentes tipos de terceros incorpora un riesgo inherente, algunos más que los otros. Este es el punto de partida para priorizar en la gestión de riesgos a terceros siguiendo el camino de la debida diligencia.

Bien es cierto que en la práctica, el número de terceros o la complejidad de esos terceros puede ser un obstáculo; obstáculo que se puede salvar simplificando los procesos con automatización.

Software ISO 37001 de ISOTools

El Software ISO 37001 de ISOTools facilita flujos de trabajo que dejan evidencia del paso a paso en cada proceso aportando confianza a las partes interesadas. Aplicar la debida diligencia se vuelve sencillo al mantener un sistema centralizado, homogéneo y perfectamente estructurado.

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