6 pasos para prevenir el fraude en las organizaciones
Todas las organizaciones afrontan riesgos de fraude y corrupción. La importancia del tema se asimila mejor si entendemos que prevenir el fraude puede representar ahorrar hasta un 5 % de los ingresos anuales, esto según un estudio de fraude global de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados: «Report to the Nations».
Prevenir el fraude resulta esencial, no solo para reducir o eliminar estas pérdidas, sino para mantener una imagen siempre positiva de la marca.
Tipos de fraude
En el ámbito organizacional y comercial, son muchos los tipos de fraude. Conocerlos es el primer paso para poder prevenirlos. Generalmente, se pueden agrupar en tres categorías:
1. Apropiación indebida de activos
Se trata de la categoría que representa menor impacto financiero, pero es la más frecuente. Se produce cuando el empleado hace uso o explota los recursos de la organización para su propio beneficio: el dinero, los vehículos, los ordenadores, los servicios de Internet, entre otros.
Fraude en los estados financieros
Es una situación en la que, por alguna razón, el empleado oculta información, realiza registros falsos, altera cifras, oculta pasivos, infla ingresos…Esta categoría se aplica en el caso de empleados del área contable y financiera; y generalmente, su mala conducta obedece a un intrincado esquema delictivo en el que participan varias personas, dentro y fuera de la organización.
Corrupción
Se presenta cuando un empleado utiliza su capacidad operativa para tomar decisiones en favor de alguien o cuando utiliza su influencia en transacciones comerciales para su beneficio. El soborno, la extorsión y el conflicto de interés son sus manifestaciones más usuales.
6 pasos para prevenir el fraude
Las organizaciones deben “querer prevenir el fraude”. Pero también necesitan tener un plan para hacerlo. Generalmente en las organizaciones que no cuentan con una política y un plan de prevención, este tipo de conductas se descubren cuando ya han causado un daño financiero importante.
¿Cómo evitarlo? Aquí hay seis pasos para prevenir el fraude de forma efectiva:
1. Conocer a los empleados
Los empleados que cometen fraudes a menudo se comportan de forma similar. Por supuesto, es bueno investigar al empleado antes de contratarlo. Pero, después, también es importante escucharlos, involucrarse con ellos, conocerlos un poco más de cerca.
También es importante estar atentos a sus inconformidades. Un empleado molesto es un empleado proclive a cualquier acción que dañe a la organización, entre ellas el fraude.
Las circunstancias específicas del empleado, especialmente sus problemas familiares y económicos completan un cuadro de diagnóstico que permite anticipar una conducta antiética.
2. Sensibilizar y capacitar a los empleados
Todos los empleados deben conocer y aceptar la política contra el fraude y la corrupción de la organización. Asimismo, deben conocer los diferentes tipos de fraude y sus consecuencias, no solo para la organización sino para sí mismos ante los jueces y fiscales.
Pero los empleados también necesitan saber que si detectan actividades sospechosas y las denuncian, recibirán algún tipo de recompensa, y sobre todo, que no serán castigados. Lo mismo es válido para proveedores, contratistas e incluso, competidores.
Por supuesto, la implementación de un canal de denuncias eficiente se convierte en una herramienta definitiva en la lucha contra el fraude y la corrupción en este sentido.
3. Controles internos
Los controles internos son los procedimientos, planes y programas implementados para prevenir y evitar el fraude. Existen controles internos para asegurar la integridad de los registros contables y otros para detectar faltantes de inventarios, o la sustracción de activos de la organización.
Las funciones cruzadas, en las cuales un empleado verifica el trabajo de otro, es un ejemplo de control interno. Los documentos y el registro de la información son también formas de ejecutar controles internos. Si las operaciones de la organización están correctamente documentadas, existe una trazabilidad que proporciona evidencia en una investigación por fraude.
Los controles internos deben ser monitoreados, revisados y reestructurados de forma periódica para asegurar su efectividad.
4. Atención a los empleados que no descansan
Aparentemente, nada es más satisfactorio para una organización que un empleado que nunca falta, pospone las vacaciones, nunca se pone enfermo, es el primero en llegar y el último en salir…
Esta puede ser una señal de alerta, en absoluto determinante, pero que conviene atender. Usualmente, un empleado que comete fraude prefiere que nadie más ocupe su puesto y por ello siempre está ahí. Una buena medida es rotar a los empleados por diferentes posiciones y verificar que todos se van de vacaciones en el momento oportuno.
5. Contratar expertos confiables
Los contadores públicos, los auditores y otro tipo de inspectores son personas especializadas en la detección y recolección de evidencias sobre fraude. Las auditorias e inspecciones se deben programar de forma periódica, pero también se pueden efectuar en el momento en el que existen indicios de fraude y corrupción.
6. Generar una cultura corporativa cómoda y amigable
Un ambiente de trabajo sano y feliz, en el que los empleados se sienten en libertad de aportar opiniones y de manifestar inconformidades, es, finalmente, una buena idea para prevenir actos fraudulentos.
Este tipo de ambientes de trabajo facilita la comunicación entre los empleados y la alta dirección, lo que resulta muy útil a la hora de recibir informes sobre empleados que comenten fraude.
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