5 Formas de mejorar un programa de compliance ISO 19600
El programa de compliance ISO 19600 mejora gracias a los hallazgos encontrados en auditorías o de las no conformidades detectadas en alguna fase de la implementación, como cualquier otro sistema de gestión. Además de eso, aquellos oficiales de cumplimiento proactivos diseñan estrategias interesantes para optimizar el programa de compliance ISO 19600.
Formas para mejorar un programa de compliance ISO 19600
Estas formas y estrategias pueden ser muy útiles y deberían generalizarse por parte de los profesionales del cumplimiento. En parte, esta es una de las motivaciones que nos llevan a compartirlas:
1. Asegurar que todos los empleados conocen y entienden las bases del programa
Al crear políticas y procedimientos, el oficial de cumplimiento debe tener en cuenta la misión de su organización, la declaración de valores, así como las leyes y regulaciones aplicables.
La información de estos documentos atañe a todos los empleados, incluidos los miembros del personal de administración y los directores de todos los departamentos. Por ello, el oficial de cumplimiento, además de comunicarlos, debe asegurar que existan programas de capacitación para que todos los empleados los conozcan y entiendan.
Es también el oficial de cumplimiento el encargado de involucrar a la alta dirección y a todos los empleados en el desarrollo de estos documentos. Puede ser muy útil su participación, obtener distintas opiniones e implementar cambios de acuerdo con los comentarios, de ser necesario. En este sentido, es preciso revisar periódicamente los documentos, y así, asegurar que sea información dinámica, actual, acorde con las normativas y regulaciones vigentes y en línea con la cultura corporativa de la organización.
2. Incorporar la ética en la capacitación de empleados
Dentro de los programas de formación, es muy importante que, además del cumplimiento, las cuestiones éticas tengan amplia cabida. En algún momento, puede surgir una situación no contemplada en los procedimientos, y el empleado puede saber discernir por sí mismo qué es correcto o no gracias a que ha incorporado un sentido ético.
La cultura ética debe ser parte, por tanto, de la cultura de cumplimiento y debe fomentarse junto a ella en las organizaciones.
3. Establecimiento claro de pautas disciplinarias debidamente comunicadas
Una vez implementado el programa, y las políticas y procedimientos se han publicado, comunicado y socializado, deben establecerse claramente qué medidas disciplinarias se tomarán para aquellos empleados que no se adhieran o infrinjan el programa.
Esto despeja cualquier duda sobre si la organización está completamente comprometida con el cumplimiento y los valores éticos reflejados.
4. Delegar para llegar a todos los rincones de la organización
El oficial de cumplimiento encabeza y lidera el equipo. Pero no tiene por qué tener toda la responsabilidad sobre sus hombros. Puede conformar comités, y si es preciso, subcomités. También es recomendable establecer los roles individuales de los miembros del equipo frente a sus responsabilidades como grupo y determinar la frecuencia con la que se reúnen, qué deben discutir y cómo se comunican.
5. Automatizar la gestión de cumplimiento
Mantenerse a la vanguardia parte de confiar en un sistema automatizado que le permita controlar todo el sistema de forma sencilla y facilite cada tarea de cumplimiento, desde la gestión documental, hasta la identificación de requisitos legales o la evaluación de riesgos.
Además, aplicar las soluciones tecnológicas adecuadas le liberará de tareas repetitivas y dispondrá de más tiempo para el diseño e implementación de nuevas estrategias para mejorar el programa de compliance ISO 19600.
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