Puntos clave para automatizar un programa de cumplimiento
Automatizar un programa de cumplimiento es la culminación del esfuerzo que representa la implementación de ISO 19600 en la organización. La adopción de herramientas de software especializado para esa tarea está cada vez más fundada.
La automatización puede ser altamente provechosa en una serie de puntos clave del sistema que es preciso tener en cuenta a la hora de hacerse con la solución más apropiada.
Puntos clave para automatizar un programa de cumplimiento
Automatizar un programa de cumplimiento afecta positivamente en cada uno de los elementos clave del sistema. Desde nuestra experiencia, consideramos que los más importantes son los siguientes seis:
1. Gestión de riesgos
En el área de gestión de riesgos, la automatización permite identificar riesgos de forma rápida. La gestión de riesgos de cumplimiento es dinámica y la automatización hace que la organización no se vea sorprendida por la aparición de nuevos tipos de riesgos regulatorios, sectoriales, geográficos, comerciales…
Gracias a ella, es posible rastrear el perfil de nuevos riesgos y priorizar aquellos que representan mayor impacto y tienen mayor probabilidad de ocurrencia. El oficial de cumplimiento tiene la oportunidad de centrarse en gestionar los riesgos, ya que no debe ocupar su tiempo en repetir ejercicios sistemáticos de identificación y evaluación de riesgos.
2. Políticas, código de conducta y conflictos de interés
Uno de los problemas más básicos y complejos de resolver, al que se enfrentan las organizaciones, es la variedad de documentos, políticas, definiciones y percepciones que rodean los términos y el marco de la gestión de cumplimiento.
Sin embargo, estos documentos en su conjunto representan las herramientas que el sistema dispone para incentivar el compromiso de los empleados con las directrices en materia de cumplimiento propuestas por la organización.
La automatización ayuda a efectuar un seguimiento sobre la lectura de los documentos y conservar registros en un depósito central de datos. Esto ayuda a aumentar la responsabilidad de los empleados y de la organización y supone una evidencia constatada en caso de problemas de cumplimiento, corrupción o mala conducta.
3. La debida diligencia
La evaluación de riesgos de cumplimiento va más allá de los empleados y las diferentes ubicaciones de la organización. Terceros como proveedores, contratistas, subcontratistas y otros requieren una evaluación para determinar el alcance de la debida diligencia.
La evaluación de estos terceros indicará el nivel de riesgo, que, a su vez, señala la necesidad o no de un cuestionario adicional. El nivel de detalle de este cuestionario dependerá por supuesto del nivel de riesgo reportado.
Automatizar un programa de cumplimiento permite simplificar este proceso y determinar fácilmente el cuestionario correcto y el nivel de detalle requerido en cada caso.
4. Formación
No todos los empleados tienen las mismas necesidades de capacitación y formación. Es preciso clasificar y dividir a los empleados de acuerdo con los requerimientos de formación y los materiales que cada uno necesita.
Una solución que automatice la gestión de cumplimiento rastrea los resultados de las capacitaciones ofrecidas e informa sobre aquellos empleados que no cuentan con los programas de formación debidos. Y todo ello queda visible para el oficial de cumplimiento con una sola mirada.
5. Informes recibidos en las líneas de denuncias
Implementar una línea de denuncias genera ciertas susceptibilidades entre los empleados. Además, siempre existirá la posibilidad de que muchas de las afirmaciones, usualmente anónimas, no sean ciertas o no estén claras.
Por ello, es importante que este canal garantice la trazabilidad para que actúe con eficacia y poder clasificar la información de acuerdo con su nivel de riesgo: alto medio o bajo. Esto permite dimensionar la gravedad de la acusación y la prioridad con la que debe ser atendida.
La automatización debe conducir a un análisis rápido, oportuno y preciso de esas denuncias. Así, permite atender de forma inmediata las declaraciones que indican la presencia de altos riesgos de corrupción y cumplimiento.
6. Informes y seguimiento
Automatizar un programa de cumplimiento proporciona una visión general, total y panorámica del estado y el funcionamiento del sistema que se presenta a través de los informes.
Un sistema de gestión de cumplimiento automatizado ofrece informes sobre los elementos clave de la gestión de compliance, que pueden ser remitidos de manera controlada a los encargados e interesados. Así, es posible monitorear tendencias, incidentes, problemas identificados, y detectar y remediar brechas de cumplimiento.
Software ISO 19600 de ISOTools
Automatizar un programa de cumplimiento requiere de una solución tecnológica que atienda todos y cada uno de los puntos relevantes a los que hemos hecho referencia. Por ello, el Software ISO 19600 de ISOTools se convierte en la herramienta idónea.
Esta solución de alto nivel permite al oficial de cumplimiento centrarse en los puntos críticos, dejando las labores administrativas, cotidianas y repetitivas del sistema a la automatización.
