5 Consejos para implementar un sistema de gestión de conflictos de intereses en tu organización
El primer escudo de defensa en la lucha contra el soborno y la corrupción en una organización es el Sistema de Gestión de Conflictos de Intereses. No obstante, esta área de Gestión puede causar otros problemas, si no se crean políticas adecuadas y coherentes y si no se define un marco propicio para responder a las expectativas de todas las partes interesadas.
Es por eso por lo que algunas organizaciones pequeñas y de tamaño medio, optan por prescindir del Sistema de Gestión de Conflictos de Intereses, tratando estos asuntos de manera informal, lo que suele generar insatisfacción e incomodidad en los empleados.
Las organizaciones de todos los tamaños necesitan un Sistema de Gestión de Conflictos de Intereses. Pero, es claro que hay desafíos para superar para llevar la tarea a un final satisfactorio.
¿Cómo implementar un Sistema de Gestión de Conflictos de Intereses eficaz?
El Sistema de Gestión de Conflictos de Intereses es el mecanismo que utiliza la organización para prevenir o detectar con anticipación hechos de corrupción, fraude o soborno.
El Sistema previene riesgos inmediatos, cercanos, que están al alcance de la mano de cualquier persona dentro de la organización. Por eso es tan importante y por eso es por lo que se considera el primer escudo de defensa. Pese a su importancia, algunas organizaciones prescinden de tan valioso instrumento.
Algunos consejos para construir un Sistema de Gestión de Conflictos de Intereses eficaz, superando los retos que la tarea propone son:
1. Hacerlo fácil y amigable
Este tipo de Sistema de Gestión guarda ciertas similitudes con un software o una aplicación informática: si es incomprensible, complejo y poco amistoso, los empleados no lo utilizarán.
En un Sistema de Gestión de Conflictos de Intereses, por ejemplo, los empleados suelen completar formularios con información confidencial, utilizada para establecer vínculos con terceros susceptibles de constituir conflictos de intereses. Si estos formatos son difíciles de llenar, complejos, con preguntas difíciles de entender, pocas personas lo harán. Si es obligatorio, es probable que muchos empleados contesten cualquier cosa por cumplir el requisito.
Así que la recomendación es: básico, fácil, corto y amigable.
2. Evitar los esfuerzos duplicados
La debida diligencia es un elemento esencial en un Sistema de Gestión de Conflictos de Intereses. Sin embargo, es un trabajo que demanda mucho esfuerzo y que consume muchas horas para muchas personas.
Los equipos de cumplimiento o del área de Gestión Anticorrupción, cuando esta existe, cometen el error de tratar de hacer todo de nuevo. Mucha información requerida para la debida diligencia ha sido tomada, clasificada y a veces digitalizada por áreas como Recursos Humanos, Contabilidad o servicios Generales.
Entonces, la recomendación es no generar cuellos de botella, tomar información desde el área que ya la recopiló y ajustar procesos de selección y contratación para que adelanten buena parte del trabajo que tendría que hacer en el futuro el Sistema de Gestión de Conflictos de Intereses.
3. Construir un Sistema confiable para los empleados
Además de la facilidad de uso, los empleados toman la decisión de involucrarse en algo, si lo consideran transparente y confiable. La naturaleza de la información que se gestiona, así como las consecuencias que puede tener poner en evidencia un vínculo, un grado de familiaridad o una conexión pasada con una persona o con una organización, justifican la posible desconfianza de los empleados.
La recomendación es que los empleados tengan la posibilidad de ver más allá del Sistema: las políticas, la regulación externa que obliga al uso de este tipo de mecanismos, el profesionalismo que acompaña el proceso y las consecuencias que trae no prevenir los riesgos de corrupción y soborno.
4. Crear un Sistema consistente y coherente
La coherencia y la consistencia de un Sistema de Gestión la determinan la capacidad para hacer siempre lo mismo, en las mismas condiciones y la uniformidad en el trato para todos los involucrados.
Esto significa que el Sistema actúa siempre del mismo modo y sin importar el nivel, el puesto o la calidad de las personas. La Alta Dirección y los Directores de Área tienen una responsabilidad enorme en el cumplimiento de este objetivo. Son las personas que deben dar ejemplo de adhesión al Sistema y respeto por sus requerimientos.
La recomendación: diseñar un Sistema que opera de la misma forma para todos.
5. Verificar la escalabilidad del Sistema
El crecimiento de una organización representa una prueba exigente para el Sistema. Algunos no logran pasarla y pierden capacidad de ejecución, dejan de ofrecer resultados y se vuelven poco confiables.
Las organizaciones que crecen y, por ejemplo, incursionan en otros continentes, necesitan un Sistema que pueda adaptarse y enfrentar las nuevas condiciones. De lo contrario, generará confusión, desconfianza y problemas más graves que los que pretende prevenir.
La recomendación es construir un Sistema dinámico, en lo posible apoyado por una plataforma que facilite la operabilidad en una organización más grande, más compleja o con operaciones en otros países.
Una recomendación final
Desde la primera hasta la quinta recomendación, las acciones sugeridas parecen indicar la necesidad de contratar más personas o encontrar otro tipo de recurso que facilite la operación eficaz y ágil del Sistema de Gestión de Conflictos de Intereses.
Esa herramienta es la tecnología. Por supuesto, se trata de una inversión. Pero es una inversión que entrega un retorno rápido y evidente: evita multas, sanciones, agrega valor a la marca, disminuye horas de trabajo, permite cumplir con exigencias regulatorias y, sobre todo, mejora el Sistema y lo mantiene operativo y relevante.
La solución, por supuesto, viene a eliminar problemas y no a crear nuevos. Por eso, es importante que sea amigable, intuitiva, basada en la nube, diseñada para la tarea específica, adaptable a otras herramientas ofimáticas, entre otras interesantes características. Una buena idea es la que mencionamos en el apartado final.
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