Proceso de denuncia de irregularidades: cómo garantizar los elementos esenciales
La Directiva de la Unión Europea sobre denuncia de irregularidades solicita a las organizaciones, entre otras obligaciones, diseñar e implementar un proceso de denuncia de irregularidades eficaz.
Para que el proceso de denuncia de irregularidades cumpla con los objetivos propuestos, y con el propósito por el cual lo exige la Directiva, necesita incorporar ciertos componentes esenciales.
La organización debe contar con un proceso de denuncia de irregularidades eficaz porque es una obligación regulatoria. Pero también porque es un elemento que fortalece la cultura anticorrupción y de transparencia.
Entonces, ¿por dónde empezar? Como cualquier otra tarea importante es necesario iniciar con una fase de planificación. Planificación que requiere hacer un inventario de los elementos esenciales para alcanzar el objetivo.
¿Cuáles son los elementos esenciales para crear un proceso de denuncia de irregularidades eficaz?
El proceso de denuncia de irregularidades, al igual que el programa o Sistema anticorrupción pasa por varias etapas que lo llevan a la madurez. En ese tránsito aparecen brechas, problemas, quejas, errores… Pero todas estas cosas son a la vez oportunidades de mejora, siempre que el proceso haya sido construido desde el inicio sobre pilares sólidos. Estos son los esenciales:
1. Liderazgo de la Alta Dirección
El proceso de denuncia de irregularidades necesita la aprobación, el apoyo y el liderazgo de la Alta Dirección. La implementación requiere recursos que solo puede asignar ese órgano ejecutivo. Pero también es cuestión de tono y de autoridad.
El Oficial de Cumplimiento o la persona que cumpa una función análoga es quien tiene la misión de obtener el apoyo de la Alta Dirección. Además de la necesidad del cumplimiento regulatorio es importante demostrar que el proceso y el programa en general, contribuye a la productividad de la organización, evita sanciones y protege el valor de la marca y de la reputación.
2. Comunicación y capacitación
Los empleados necesitan saber que el proceso existe. También quieren conocer las razones por las que se crea y para qué sirve. La comunicación incentiva el uso del proceso de denuncia y de los canales destinados a la recepción de informes.
Algunos temas sensibles, como la protección de denunciantes o la forma de presentación de informes anónimos requerirán capacitación y formación. Los contenidos en estas charlas, foros, conversatorios o cursos necesitan adaptarse al público que los recibirá. Es importante verificar el nivel de aceptación y comprensión de la información suministrada.
3. Capacidad de respuesta
En un comienzo, el programa genera curiosidad y expectativa entre los empleados. Esta primera emoción se manifiesta en un uso masivo de los canales de denuncia, que decaerá si los empleados no reciben las respuestas esperadas.
Los resultados de una investigación pueden tardar. Entre tanto es importante responder a los empleados de acuerdo con la etapa del informe: confirmar la recepción de la denuncia, contactarlos para ampliar la información, rendir un informe breve pero conciso sobre el avance, comunicar la fecha estimada de cierre…
La solicitud de participación del denunciante en el proceso de denuncia de irregularidades fortalece la cultura de transparencia entre los empleados e incentiva el uso de los canales dispuestos por la organización.
4. Proceso de investigación ágil
La celeridad de la investigación es un punto importante en la credibilidad y eficacia del proceso de denuncia. Obtener un proceso de investigación rápido y confiable requiere implementar protocolos que se activen de forma sistemática y programada.
Esto requiere que se diseñen flujos de trabajo que direccionen las actividades a las personas indicadas. Es claro que las denuncias de corrupción, soborno o fraude deben ser investigadas por el área financiera o contable. El acoso laboral corresponde a Recursos Humanos y los conflictos de intereses pueden ser competencia de la Oficina de Cumplimiento o del área legal.
5. Protección a informantes
La Directiva de la UE sobre denuncia de irregularidades presta especial atención a la protección de los informantes. Si se tiene en cuenta que el argumento esencial para no informar, por parte de los empleados, es el temor a represalias, muchas veces provenientes de la misma organización, se entiende que este sea un tema vital para la creación del proceso de denuncia de irregularidades.
La protección a los denunciantes se incluye en las políticas de la Alta Dirección, en los manuales de procedimiento, en programas de capacitación y formación y, por supuesto, en la retroalimentación que se tiene con los informantes, aun los que deciden reservar su identidad.
6. Los informes
Los informes son el punto culminante del proceso de denuncia de irregularidades. Todo lo que se hace con anterioridad se expresa en el informe. Si se ha hecho un buen trabajo, el informe presentará una conclusión satisfactoria, creíble y transparente.
Los informes, además de un relato completo de los hechos que motivan la denuncia, incluyen datos, cifras y evidencia que comprueban, sin lugar a duda alguna, que se cometió un hecho punible o que definitivamente se trata de un error de interpretación o de falta de información precisa del informante.
Los informes, así como las diferentes etapas de la investigación, son la fuente de datos y registros que se utilizan en la construcción de la memoria histórica de la gestión de denuncia de irregularidades.
7. Documentación, registro y estadística
Las grandes organizaciones, con un programa de irregularidades acreditado pueden recibir un número de informes tan alto que represente un desafío para la gestión de documentos y registros provenientes de tal actividad.
La información recopilada en cada investigación es valiosa. Acumulada resulta aún más importante. Es con base en los registros y documentos que se construye la memoria histórica que evita la repetición. Pero también permite obtener evaluaciones complejas, establecer tendencias, predecir el rumbo de la gestión y obtener indicadores útiles para mejorar la productividad del proceso y del programa anticorrupción.
8. Software y respaldo tecnológico
La tecnología es el último de los elementos esenciales para garantizar la efectividad de un proceso de denuncia de irregularidades. Es el último en nuestro informe, pero tendría que ser el primero en obtenerse a la hora de planificar y diseñar el proceso.
Las investigaciones consumen datos e información en grandes proporciones. Pero también generan datos, registros y documentos. La cantidad de información para procesar se multiplica de forma exponencial de acuerdo con el número de sucursales y con el número y variedad de canales de denuncias dispuestos.
La celeridad requerida para entregar conclusiones y prevenir riesgos de corrupción, fraude y soborno, pero también de cumplimiento, hacen que la tecnología sea imprescindible para un proceso efectivo.
La tecnología adecuada facilita a los oficiales de cumplimiento y a los investigadores escuchar a los empleados y trabajar para solucionar sus inquietudes. Esto es lo que construye cultura de transparencia y honestidad.
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La denuncia de irregularidades es apenas un elemento en un programa de lucha contra la corrupción y las prácticas que van contra la buena conducta y la ética. Si se suman los requerimientos tecnológicos del proceso de denuncia de irregularidades con los de la debida diligencia, por ejemplo, se entiende la necesidad de automatizar y digitalizar para obtener resultados.
La gestión anticorrupción necesita procesar muchos datos en poco tiempo. Es preciso documentar tarea y almacenar evidencia con seguridad. Son deberes que exceden con mucho la capacidad de un Oficial de Cumplimiento, aunque este sea muy avezado.
El Software ISO 37001 de ISOTools cuenta con interesantes funcionalidades para crear flujos de trabajo, mostrar mapas de calor, asignar responsabilidades, automatizar tareas, emitir alertas, procesar datos o producir informes, entre otras, todo destinado a eliminar el error humano y obtener una resolución satisfactoria para cada evento. Encuéntralo aquí.
