Por qué es complejo detectar el fraude y tácticas para mejorar la prevención

Detectar el fraude es una prioridad para las organizaciones modernas. Las cifras que acaparan la atención de lectores de diarios y espectadores de telediarios, con respecto a las pérdidas que afectan a grandes corporaciones por causa del fraude y la corrupción explican la atención prioritaria que las empresas adjudican al tema.

Para detectar el fraude, las organizaciones se apoyan en el trabajo de sus auditores internos, y en algunos casos, externos. Sin embargo, los auditores al realizar su trabajo no van en busca de indicios de riesgos de fraude y corrupción.

La función de los auditores se enfoca en el cumplimiento. La gestión de riesgos de fraude y corrupción es otra cosa. Por eso, detectar el fraude de manera anticipada es una labor que requiere de la aplicación de estrategias que busquen ese objetivo específico.

¿Por qué es difícil detectar el fraude en una organización antes de que ocurra?

El fraude, el soborno y la corrupción son fenómenos que tienen algo en común: son planificados y para cometer estos delitos, los involucrados coordinan esfuerzos y acuerdan realizar o dejar de realizar algunas tareas.

Por supuesto, los defraudadores o corruptos conocen las limitaciones que tienen los auditores para detectar el fraude de forma anticipada. Para contrarrestar este conocimiento, las organizaciones necesitan encontrar las causas por las que los métodos de revisión e inspección resultan inoperantes.

Algunas de las razones por las que es complejo detectar el fraude y la corrupción son:

1. Dejar la responsabilidad en manos de los auditores

El trabajo de los auditores tiene limitaciones. Los auditores usualmente revisan documentos, comprueban evidencia de cumplimiento, revisan la eficacia de los controles internos, pero no están atentos a revisar comportamientos o situaciones que sugieren actos de corrupción.

2. Rigidez de los procedimientos de auditoría

Los auditores predican y se esfuerzan por promover el cumplimiento de los requisitos y las obligaciones regulatorias. Y lo hacen con el ejemplo. Ellos se esfuerzan por seguir un camino definido por estándares que contienen las mejores prácticas de auditoría, los procedimientos para este tipo de evaluaciones y lo que se considera generalmente aceptado. Detectar el fraude puede requerir salir de los esquemas, y es algo que no siempre está dispuesto a hacer el auditor.

3. Evidencia tomada con base en muestreos aleatorios

En una auditoría o en una inspección, los auditores o inspectores toman muestras para analizar, muestra que se supone representativa del comportamiento del conjunto. Así, esperar encontrar indicios de fraude o señales sobre la proximidad de un evento similar, se convierte en un asunto de azar o suerte.

4. Auditores inexpertos

Esta es una condición a la que están expuestas las organizaciones que tercerizan la labor de auditoría, contratándola con un consultor externo. Algunos de los auditores destacados para llevar a cabo una auditoría, pueden resultar inexpertos. Los empleados que cometen fraude reconocen a la distancia a un auditor bisoño. Además de pasar sobre actos de no detectar el fraude, este auditor extenderá un manto de tranquilidad que puede resultar aún más nocivo.

5. Falta de recursos

Las auditorías consumen recursos humanos, económicos y tecnológicos. Esto es especialmente crítico para las organizaciones que no cuentan con auditores internos o que no cuentan con el suficiente soporte tecnológicos para sus Sistemas de Gestión.

6. Confianza excesiva en controles internos

Las auditorías suelen reforzar la confianza en los controles internos, aunque durante la evaluación no se haya hecho énfasis en probarlos o verificar su eficacia. Los auditores suelen revisar políticas, procesos, procedimientos y la existencia de algún control. Pero no su eficacia.

¿Cómo prevenir y detectar el fraude con anticipación?

Conocer las razones por las que es complejo detectar el fraude en sus etapas primarias, es ya un avance en el propósito de prevenir. Del análisis de las causas, surgen las acciones eficaces para avanzar en la prevención.

Algunas otras estrategias eficaces son:

1. Realizar inspecciones o revisiones sorpresa

No solo los auditores pueden realizar la tarea. La Alta Dirección, el Oficial de Cumplimiento, los directores de áreas sensibles como Contabilidad, Finanzas o Recursos Humanos, también pueden realizar inspecciones o revisiones imprevistas, sin la rigidez y el formalismo que reviste una auditoría.

2. Formar auditores especializados

Los auditores internos, como resultado de la práctica consuetudinaria de su trabajo, adquieren un bagaje importante que permite obtener mejores resultados, con menos restricciones. Los resultados se potencian con auditores especializados en la norma ISO 37001, lo que por supuesto requiere que el Sistema de Gestión Anticorrupción esté basado en ese estándar internacional.

3. Involucrar diferentes áreas

Detectar el fraude puede ser más fácil para un empleado del área financiera, que, para un auditor, aunque este último sea experto. No se trata de sustituir a nadie. Se trata de formar equipos interdisciplinarios que se complementen, potencien sus fortalezas y minimicen sus debilidades.

4. Concentrar la atención en los puntos críticos

Es poco probable que el área de mantenimiento, por ejemplo, concentre un alto grado de riesgos de fraude y corrupción. Adquisiciones, por el contrario, es un foco de alto interés para la prevención de este tipo de riesgos.

5. Desarrollar indicadores adecuados

En anteriores entradas hemos hablado de las señales que sugieren la presencia de actos de corrupción. Estos indicadores de riesgo de corrupción no siempre están vinculadas a un procedimiento, al cumplimiento de requisitos o a los resultados de auditoría. De hecho, estas señales pasan inadvertidas para un auditor. Es necesario desarrollar e implementar indicadores para percibir la presencia de estas señales de corrupción.

6. Automatizar la gestión

La revisión de documentos en papel es tediosa, extensa y poco productiva cuando se trata de detectar el fraude. La automatización y digitalización de un Sistema de Gestión Anticorrupción, ofrece la posibilidad de advertir, en el mismo momento en que ocurre, un problema que puede conducir o ser indicador de corrupción. Un ejemplo de este tipo de soluciones es el protagonista de nuestro apartado final.

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