Guía para identificar las obligaciones de cumplimiento legal
Guía para identificar las obligaciones de cumplimiento legal
Identificar las obligaciones de cumplimiento legal que debe mantener una organización es una cuestión compleja. La multiplicidad de orígenes de regulaciones y el número de reglas existente exige un enfoque metódico para determinarlas con seguridad para poder asumirlas y desarrollarlas con éxito en su totalidad.
La implementación de ese proceso sistémico y eficaz para identificar las obligaciones de cumplimiento legal, en consonancia con ISO 19600, es posible mediante el empleo de la guía que ofrecemos hoy.
En primera instancia, hay que señalar que identificar las obligaciones de cumplimiento legal, tendría que ser tarea de consultores especializados, abogados o asesores jurídicos. Esta guía no sustituye el trabajo de esos expertos, pero sí puede facilitarlo y ayudar a los profesionales que trabajan en la implementación y mantenimiento de ISO 19600 a entender mejor el contexto legal de su organización.
El proceso para identificar las obligaciones de cumplimiento legal se desarrolla en cuatro etapas.
1. Determinar actividades organizacionales, de negocios, productos y servicios
En esta primera etapa, se ha de elaborar una lista de todas las actividades que realiza la organización, en todos los niveles. Conviene asumir la tarea por áreas, de forma piramidal, examinando cada puesto de trabajo, desde los niveles inferiores hasta llegar a los directores de área o departamento. Esa evaluación tendrá como fin determinar las obligaciones legales a las que cada uno de ellos puede estar sujeto.
Además, examinamos el alcance de la actividad de cada empleado, de cada departamento y de cada área. Y determinamos si aparecen obligaciones de cumplimiento legal derivadas de la relación con partes interesadas como clientes, proveedores, contratistas u otras.
Es interesante y a la vez necesario evaluar las interacciones que se producen entre las diferentes áreas de la organización. La actividad comercial, por ejemplo, involucra al departamento de ventas, al de relaciones públicas, al de marketing y al de servicio al cliente.
2. Determinar normas y regulaciones aplicables
Con las actividades comerciales y los empleados que pudiesen estar sujetos a una determinada normatividad determinados, lo siguiente es identificar las áreas relevantes de la ley que se apliquen a esas actividades o al trabajo de esos empleados.
Algunas áreas suelen ser regladas por su naturaleza de interacción con la comunidad. Veamos algunas de ellas:
- Publicidad.
- Protección al consumidor.
- Anticorrupción y sobornos.
- Contratos.
- Protección ambiental.
- Propiedad intelectual.
- Protección y privacidad de información y datos.
- Contabilidad e Impuestos.
- Prácticas comerciales.
- Recursos Humanos.
- Seguridad y Salud en el Trabajo.
Dependiendo del sector en el que se desarrollen los negocios de la organización, pueden existir otras áreas que deban considerarse. Las empresas de construcción, por ejemplo, deben tener en cuenta la normativa y los reglamentos sobre construcción y propiedad. El sector bancario, el alimentario y la industria farmacéutica son sectores altamente regulados En ellos identificar las obligaciones de cumplimiento legal resultará aun más crítico.
3. Determinar obligaciones de cumplimiento
Conocidas las normas y las áreas susceptibles de contraer obligaciones con respecto a esas regulaciones, es más fácil determinar las exigencias de cumplimiento impuestas. Para ello, podemos hacer uso de varias opciones:
- Examinar la norma, la ley, el decreto o la regulación en donde presumimos que pueda existir una obligación legal para la organización.
- Buscar información en sitios web de organismos estatales reguladores.
- Suscribirse a un servicio de información dedicado al tipo de industria al que pertenece la organización.
4. Crear un registro de cumplimiento
Finalmente, después de identificar las obligaciones de cumplimiento legal, la última etapa del proceso es crear un registro de cumplimiento. Ese registro establece una lista de todas las obligaciones de cumplimiento legal, las tareas o acciones necesarias para dar cumplimiento a las normas y los detalles de todas esas obligaciones.
Software de ISOTools para identificar las obligaciones de cumplimiento legal
ISOTools, mediante su software ISO 19600, facilita la gestión de un sistema basado en dicha norma. Entre muchas otras funciones, permite incorporar evidencias que son garantía de que se está cumpliendo con una determinada obligación legal. También posibilita emprender planes de acción en caso de que se detecten incumplimientos en el proceso de evaluación.
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