Software de Gobierno Corporativo, Riesgo y Cumplimiento (GRC): buenas prácticas de implementación

El software de Gobierno Corporativo, Riesgo y Cumplimiento es una herramienta para gestionar eficazmente estas tres prácticas en una organización.

Tener una plataforma única y unificada para manejar todas las necesidades de riesgo, cumplimiento y seguridad de una empresa es cada vez más vital. Las empresas pueden mejorar la eficiencia y eficacia de sus procesos de gobernanza, gestión de riesgos y cumplimiento mediante la adopción de una serie de técnicas y tecnologías de uso común.

Al automatizar los procesos de GRC, optimizar las operaciones y disminuir la complejidad de la implementación, los equipos pueden beneficiarse enormemente del software y las soluciones de TI.

¿Qué es un modelo de gestión GRC?

Antes de revisar la definición del software de Gobierno Corporativo, Riesgo y Cumplimiento, conviene repasar las características que identifican un modelo GRC. Se trata de una estrategia de administración y liderazgo que se sostiene sobre tres ejes centrales:

• Las mejores prácticas de gobierno corporativo.
• La gestión de cumplimiento.
• La gestión de riesgos.

Pero no se trata apenas de incluir estos elementos en la gestión. Es preciso que estos se interrelacionen, se sincronicen y, lo más importante, que todos los empleados entiendan que sus acciones deben pasar por estos tres filtros: estar de acuerdo con prácticas éticas y eficaces, considerar los riesgos y asegurar el cumplimiento.

¿Qué es un Software de Gobierno Corporativo, Riesgo y Cumplimiento?

La definición de GRC no deja dudas sobre lo que es este modelo de gestión. Pero, ponerlo en práctica, evidencia dificultades reales, que son solucionadas por un Software de Gobierno Corporativo, Riesgo y Cumplimiento.

Se trata de un desarrollo informático que involucra una serie de funcionalidades que permiten que se adopte un enfoque sistemático de la gestión, al automatizar tareas y procesos desde una única plataforma, evitando así la formación de silos de información.

Este tipo de plataformas incluyen herramientas de análisis y evaluación, soportadas con elementos de Inteligencia Artificial, que tienen la capacidad de informar en todo momento de los puntos críticos, identificar problemas, adelantarse a los acontecimientos, informar sobre retrasos, crear flujos de trabajo, asignar tareas y notificarlas a los interesados y proveer información constante y confiable.

¿Cómo implementar con éxito un Software de Gobierno Corporativo, Riesgo y Cumplimiento?

Las funcionalidades y las características propias del software elegido inciden en el desempeño del producto y la capacidad que tenga para solucionar los problemas de gestión que se presentan en una organización que adopta el modelo GRC.

Pero la implementación acertada del Software de Gobierno Corporativo, Riesgo y Cumplimiento, también es un factor esencial a considerar. Por eso es tan importante conocer estas buenas prácticas de implementación de este tipo de soluciones:

1. Involucrar a los usuarios reales del software

La Alta Dirección percibirá los beneficios de la implementación de un software GRC. Pero no serán esas las personas que estarán incorporando información, obteniendo reportes, revisando mapas de calor…

Es importante considerar las necesidades de esos usuarios finales, sus expectativas y sus necesidades de capacitación. Pero también es preciso integrarlos al proceso de selección de software desde el inicio, para evitar un rechazo inicial, que es una constante en la implementación de cualquier tipo de software nuevo.

2. Contratar una plataforma única

Algunas organizaciones optan por contratar un programa para gestionar el cumplimiento y el gobierno corporativo, en tanto que la gestión de riesgos va por otro lado.

También hay proveedores que venden las tres soluciones, en módulos separados, que no fueron diseñados para integrarse en algún momento. Los empleados que harán uso del software necesitan acudir a un único sitio. Abandonar hojas de cálculo, presentaciones de PowerPoint o documentos de Word.

Pero esto no significa que el nuevo programa no pueda, y deba, acoger estos formatos con facilidad.

3. Confiabilidad del proveedor

Lo ideal es que el Software de Gobierno Corporativo, Riesgo y Cumplimiento sea una solución basada en la nube. Esto eliminará muchos problemas en la implementación, especialmente los derivados de la instalación local en cada ordenador.

También ofrece las mejores condiciones de movilidad y accesibilidad desde cualquier tipo de dispositivo. Y, finalmente, el soporte que puede ofrecer el proveedor es ilimitado. Todas las actualizaciones y mejoras se reciben de forma automática, sin que representen coste adicional para la organización.

4. Tener diseñado e implementado el modelo GRC

Muchas organizaciones piensan en el Software de Gobierno Corporativo, Riesgo y Cumplimiento como una herramienta que les ayudará en la construcción de su marco GRC.

El software es una herramienta que automatiza procesos ya definidos e implementados. Puede ser una buena guía y un aliciente para el equipo que trabaja en la implementación de sistemas de gestión de riesgos o de cumplimiento. Pero su verdadero valor se verá cuando GRC ya esté incorporado a la organización.

5. Realizar un análisis de brechas

Los problemas de cumplimiento o los que afectan la gestión de riesgos, deben ser el objetivo prioritario del Software de Gobierno Corporativo, Riesgo y Cumplimiento. Al identificar brechas operativas, se aíslan puntos en los que el software entra a solucionar problemas, evitar duplicación de esfuerzos, eliminar pasos manuales y, en general, digitalizar y automatizar la gestión.

6. Tener sistemas de gestión sólidos

Muchas organizaciones se preocupan por el cumplimiento, por adoptar las mejores prácticas éticas y por prevenir riesgos. Dedican mucho esfuerzo a ello, pero no construyen una base sólida, propia de los sistemas de gestión estandarizados, en las áreas de gestión anticorrupción, gestión de riesgos y gestión de cumplimiento.

Software ISO 37301 de ISOTools

El Software ISO 37301 de ISOTools es una solución basada en la nube, diseñada para apoyar la implementación y desarrollo exitoso de un modelo GRC. Esta plataforma permite adoptar un enfoque integral de la gestión de riesgos de cumplimiento, basada en las mejores prácticas éticas.

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