Qué datos corporativos sobre regalos, obsequios e invitaciones es necesario rastrear
Obtener datos corporativos sobre regalos, obsequios e invitaciones es una práctica eficaz dentro de un programa de gestión anticorrupción. Es algo necesario debido a la diversidad de interpretaciones y de comportamientos culturales, aún dentro de un mismo país, sin mencionar otros países o continentes.
La gestión de corrupción es especialmente sensible al contexto social y cultural. Obtener datos corporativos sobre regalos, obsequios e invitaciones ayuda a establecer tendencias e identificar factores de riesgo, pero también a entender que algunas de esas practicas no implican un conflicto de interés o una conducta censurable.
Al aislar y evaluar esos datos corporativos sobre regalos, obsequios e invitaciones, se descubre que algunos de ellos son útiles para establecer o fortalecer relaciones comerciales legítimas. Otros, por el contrario, por si solos delatan un interés subterfugio.
Pero hacer seguimiento e identificar datos corporativos sobre regalos, obsequios e invitaciones puede ser una tarea desgastante e infructuosa, si no se sabe dónde buscar y qué buscar.
¿Qué indicadores analizar para obtener datos corporativos sobre regalos, obsequios e invitaciones?
Para los Oficiales de Cumplimiento y los profesionales en gestión anticorrupción, las métricas e indicadores son esenciales. Estos elementos son la base para identificar puntos críticos, y no es diferente cuando se trata de recopilar datos corporativos sobre regalos, obsequios e invitaciones.
En un marco muy general se pueden diferenciar dos escenarios proclives a la entrega o recepción de este tipo de prebendas con propósitos poco transparentes. Y en cada uno de ellos, encontramos indicadores interesantes:
Dentro de los procesos de aprobación internos de la organización
En este caso se trata de revisar las diferentes cifras que ofrecen las solicitudes internas relacionadas con la entrega de obsequios o de invitaciones a espectáculos, cenas u otro tipo de atenciones. Entre esos indicadores encontramos:
1. Total de solicitudes en un periodo determinado
Revisar el número total de solicitudes ya es un indicador interesante. Desglosarlo por fechas e identificar la coincidencia con fechas especiales, como Navidad, Año Nuevo o, incluso, el Año Nuevo Chino, cuando se tienen operaciones con organizaciones de ese país, resulta interesante, sobre todo si se puede comparar con las mismas fechas, en años anteriores.
Otro análisis interesante que ofrece este indicador es la efectividad de la política de regalos corporativos. Los incrementos o disminuciones de obsequios deben ser analizados y encontrar las razones precisas.
2. Media de solicitudes rechazadas y aprobadas
Las solicitudes rechazadas, cuando existe un proceso de aprobación estricto, evidencian fallos en la capacitación de los empleados, o la necesidad de bajar el umbral del valor del obsequio que requiere aprobación.
Algunos programas anticorrupción no tienen umbral. Todos los gastos destinados a obsequios o invitaciones, deben ser reportados y están sujetos a aprobación. En este caso, un alto número de rechazos puede evidenciar intentos repetidos para cometer actos de soborno.
3. Obsequios e invitaciones entre organizaciones
Las transacciones entre organizaciones tienen un halo de transparencia, que es preciso sobrepasar para descubrir riesgos potenciales. Un subindicador interesante en este mismo escenario es el de la repetición no justificada de obsequios o invitaciones a muchos empleados de una misma organización.
Mucho más preocupante resulta esta recurrencia cuando se presenta entre una organización privada y una del sector público.
4. Obsequios entre departamentos, áreas o sucursales de la organización
Los datos corporativos sobre regalos, obsequios e invitaciones también se pueden rastrear y obtener dentro de la misma organización. Un ejecutivo comercial, por ejemplo, puede recibir un bono o una invitación para él y su familia a un espectáculo o un fin de semana en un balneario, como reconocimiento al logro de objetivos excepcionales.
Pero es preciso comprobar cada caso, rastrearlo y establecer la procedencia del obsequio.
5. Presencia frecuente del mismo empleado en solicitudes
La repetición de un mismo nombre en solicitudes de aprobación, es un indicador que debe ser investigado. Por supuesto, puede tratarse del Director del Departamento de Relaciones Públicas, lo que explicaría la recurrencia.
Además de la recurrencia, es preciso revisar los destinatarios y los valores. Recurrencia de destinatarios y altos valores, conforman un indicador al que se debe hacer seguimiento.
6. Solicitudes de casos excepcionales
Las excepciones a lo dispuesto en una política o en una directiva, pueden delatar una actitud en extremo flexible o complaciente de la Alta Dirección o de algún alto ejecutivo. Es, además, uno de los primeros rubros a revisar por parte de inspectores y auditores de organismos reguladores.
7. Valor de los obsequios en diferentes ubicaciones geográficas
El total de obsequios por cada ubicación, sucursal o país, es un indicador útil para determinar áreas geográficas de alto riesgo. La conformidad con umbrales de aprobación, para cada región, así como el número de solicitudes aprobadas o rechazadas, son fuente de conclusiones muy útiles para la gestión.
Interacciones con entidades gubernamentales
Las relaciones públicas con organismos reguladores, entidades gubernamentales, sus oficiales, inspectores, representantes o auditores, merecen un capítulo aparte y son una fuente importante en la búsqueda de datos corporativos sobre regalos, obsequios e invitaciones. Dos tipos de solicitudes reclaman atención:
1. Solicitudes que involucran a funcionarios públicos
Por supuesto, las solicitudes de regalos e invitaciones para funcionarios o representantes de entidades gubernamentales, suponen un alto riesgo y son difíciles de justificar. Y pueden suponer un conflicto de intereses.
2. Solicitudes por ubicación, por país o por área geográfica
Este es un indicador controvertido. Lo que es inaceptable en regiones como Europa o Norteamérica, es bien visto en América Latina o Asia. Pero, aun así, las políticas de la organización pueden ser estandarizadas para todos los continentes.
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Los datos corporativos sobre regalos, obsequios e invitaciones deben ser evaluados y analizados para producir informes eficaces para la toma de las mejores decisiones.
Por supuesto, la automatización y digitalización del Sistema de Gestión Anticorrupción es un elemento que contribuye a procesar altos niveles de datos, en poco tiempo, y generar información inmediata, con destino al Oficial de Cumplimiento, la Alta Dirección e, incluso, organismos reguladores.
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