Software para gestión de cumplimiento: qué características y funcionalidades debe incluir

El software para Gestión de Cumplimiento es un desarrollo informático, diseñado y construido para automatizar las tareas propias de este área. Ese tipo de soluciones facilitan la implementación de políticas y, sobre todo, ayudan a medir la eficacia de los controles y de los procesos diseñados para garantizar el cumplimiento.

Así, la definición de software para Gestión de Cumplimiento resulta un tanto general y genérica. Esta herramienta ofrece muchas funcionalidades específicas que resultan de gran interés para oficiales de cumplimiento, directores de áreas críticas, profesionales en el área y miembros de la Alta Dirección de la organización.

Son muchas las organizaciones que actualmente consideran prioritaria la toma de decisión sobre la implementación de un software para Gestión de Cumplimiento. Para estas organizaciones, o para las que aún necesitan más información para definir el rumbo de sus programas de cumplimiento, será de utilidad esta guía que incluye la definición del software para Gestión de Cumplimiento, sus características y las funcionalidades mínimas que se espera de este tipo de herramientas.

¿Qué es un software para Gestión de Cumplimiento?

El software para Gestión de Cumplimiento es una solución informática que permite gestionar, evaluar y auditar las acciones necesarias para garantizar el cumplimiento dentro de una organización.

La primera condición, la de gestión, hace referencia al enrutamiento de tareas, el seguimiento a la ejecución oportuna de cada una de ellas, la emisión de alertas y recordatorios, y la verificación del cumplimiento del objetivo perseguido y su eficacia.

La segunda –evaluación-, habla de la capacidad del sistema para ejecutar procesos de análisis que ofrezcan informes útiles para tomar las mejores decisiones. Finalmente, la tercera condición, la auditoría, permite identificar problemas y oportunidades para la mejora continua de la gestión.

¿Por qué es importante contar con un software para Gestión de Cumplimiento?

El marco normativo y regulatorio actual en el que deben operar las organizaciones difiere del que correspondió a otras empresas en el siglo pasado. Hoy, la confidencialidad de los datos, la transparencia, la protección de la información, la ética y el cumplimiento de la ley son conceptos inherentes y obligatorios para la administración de cualquier tipo de organización.

La gestión de cumplimiento es hoy en día un elemento esencial que se relaciona de forma directa con la protección de la reputación, con la eliminación de sanciones y multas y con la disminución de riesgos que comprometen la continuidad del negocio, entre otras posibles consecuencias negativas.

Garantizar el cumplimiento va un poco más allá de querer hacerlo. Son tantos los frentes a cubrir – protección de datos, seguridad de la información, seguridad y salud en el trabajo…– que es poco probable que se garantice la efectividad de los controles para evitar infracciones si no se agrega un componente tecnológico que automatice y agilice la gestión de información y tareas.

Una razón que explica por qué aún muchas organizaciones no hacen uso de un software para Gestión de Cumplimiento es el desconocimiento generalizado sobre las funcionalidades específicas que ofrece este tipo de solución. Conocer las características mínimas y las funcionalidades que se espera obtener en un software que automatiza la gestión de compliance, ayudará a tomar la mejor decisión.

¿Qué funcionalidades y características buscar en un software para Gestión de Cumplimiento?

La búsqueda de cualquier tipo de software implica considerar aspectos que atañen a diferentes áreas, entre ellas la financiera, TI y, por supuesto, el área directamente interesada.

El cumplimiento, a diferencia de otros temas, interesa a toda la organización. Por ello, las funcionalidades y características que se buscan pueden ser muy diversas y dispersas.

Estas expectativas pueden verse influenciadas por el tamaño, la complejidad y el nivel de regulación al que está sometida la organización. Sin embargo, en términos generales, deberían verificarse los siguientes puntos:

• Solución basada en la nube, que prescinde de instalaciones complejas, costosas y demoradas. El software basado en la nube se actualiza con facilidad, incorpora nuevas funcionalidades sin coste para el usuario y está en constante evolución, sin que represente un traumatismo para la organización que lo contrata.
• Protocolos de seguridad que permiten garantizar la seguridad de los datos y la conformidad con reglamentos como GPDR.
• Capacidad para escalar con la organización, entendiendo que el crecimiento implica mayores obligaciones de cumplimiento. La solución debe ser capaz de gestionar mayores volúmenes de información, sin que ello implique instalar una nueva versión del software o migrar a una nueva plataforma.
• Informes para auditorías internas y externas, que faciliten la tarea de evaluación del Sistema, entregue listas de verificación y documentos inmediatos con información relevante para los auditores.
• Accesibilidad móvil que permita aportar información desde cualquier punto en cualquier momento, acceder a la plataforma, consultar información o descargar informes, sin limitaciones de tiempo y espacio.
• Gestión de documentos, que garantice la creación, modificación y sustitución de todos los documentos requeridos por la gestión, asegurando la trazabilidad y la conservación de las versiones obsoletas y el acceso desde una ubicación centralizada a información actual.
• Gestión de riesgos, que presente mapas de calor, resalte puntos críticos y permita monitorear en tiempo real la aparición de posibles problemas o de amenazas inminentes que afecten la capacidad de cumplimiento.
• Capacidad para reportar incidentes y gestionar investigaciones en el mismo momento en el que se producen. Esto incluye la posibilidad de documentar el incidente en diferentes formatos, como vídeo, audio, imágenes o grabaciones de voz.
• Asignación de tareas, con el correspondiente seguimiento al desarrollo de la actividad, la emisión de alertas y las notificaciones a todas las personas a las que interese la evolución de la gestión.
• Plantillas y listas de verificación, para la realización de inspecciones de tareas repetitivas, como la debida diligencia.
• Informes de tareas atrasadas, así como de puntos críticos o de áreas que presenten problemas recurrentes, con el fin de tomar medidas preventivas y correctivas oportunas.
• Soporte y atención al usuario, por medio de canales fluidos y amigables, propios de un socio estratégico y no de un proveedor más de tecnología.

Plataforma tecnológica para ISO 37301: ISOTools

Las organizaciones que necesitan garantizar el cumplimiento en sus organizaciones implementan el estándar más acogido en el mundo para este propósito: ISO 37301. La plataforma tecnológica para ISO 37301: ISOTools es una solución basada en la nube, que entrega todas las funcionalidades que hemos presentado hoy como mínimas, para este tipo de productos, y otras igualmente útiles para la gestión.

Se trata de un desarrollo tecnológico que incorpora elementos de inteligencia artificial para asegurar el cumplimiento en la organización. Conoce aquí el Software ISO 37301.