Flujo de trabajo de cumplimiento: qué es y cómo automatizarlo
La Gestión de Cumplimiento requiere el esfuerzo conjunto de muchas personas, en diferentes áreas. Esto lleva tiempo y consume recursos. Uno de los objetivos del Flujo de Trabajo de Cumplimiento es sincronizar y coordinar esos esfuerzos, evitando la duplicidad de tareas o la generación de silos de información.
La Gestión se ocupa de temas prioritarios para la organización, como el cumplimiento legal o la conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos. Con la importancia de los aspectos sobre los que hay que asegurar el cumplimiento, no hay lugar al error humano.
Entonces, además de un Flujo de Trabajo de Cumplimiento eficaz, es preciso considerar su automatización, como una medida que elimine el error humano, agilice la gestión y disminuya el coste de operación del Sistema.
¿Qué es un Flujo de Trabajo de Cumplimiento?
Un Flujo de Trabajo de Cumplimiento, es un esquema diseñado para asegurar la realización de determinadas tareas, en el que existen unas jerarquías que determinan quién asigna responsabilidades a quién, y qué personas están encargadas de verificar la ejecución de la tarea encomendada.
Los Flujos de Trabajo se utilizan en muchas áreas, y en muchos ámbitos. En la Gestión de Compliance son mucho más importantes, debido al alcance y a la diversidad de las áreas sobre las que se debe trabajar.
Pese a los beneficios que aporta, el Flujo de Trabajo de Cumplimiento puede convertirse en una carga más, para el área de cumplimiento que de por sí ya tiene muchas, y de gran tamaño. Diseñar el Flujo parece buena idea en un comienzo. Pero luego, cuando es preciso dedicar horas a revisar cuentas de correo electrónico y a sostener largas y tediosas reuniones para revisar el avance de la gestión, la percepción puede cambiar radicalmente.
El resultado puede ser contrario al objetivo que se persigue. Por eso, la automatización del Flujo de Trabajo de Cumplimiento aparece como una opción apropiada para resolver los problemas planteados.
¿Por qué automatizar el Flujo de Trabajo de Cumplimiento?
La automatización permite agilizar cualquier tipo de proceso, sea comercial, legal, operativo o estandarizado. Utilizando una herramienta informática o software de compliance corporativo, muchas de las tareas que se hacen de forma manual, se pueden automatizar.
La practicidad y la eficiencia son dos razones importantes para automatizar el Flujo de Trabajo de Cumplimiento. Pero hay otras:
- Eliminar el error humano.
- Obtener información precisa sobre cuellos de botella.
- Evitar silos de información.
- Ahorro de tiempo y recursos.
- Asegurar la ejecución de las tareas.
- Agilizar los procesos.
Los Oficiales de Compliance encuentran beneficios particulares para su trabajo en la automatización del Flujo de Trabajo de Cumplimiento, y de la gestión en general. La necesidad que tiene el oficial de interactuar, realizar solicitudes y asignar tareas a directores de áreas tan sensibles como Recursos Humanos, TI o HSE, sin la automatización, ponen en riesgo su capacidad para verificar el cumplimiento efectivo en tantos frentes y tan diversos.
Un olvido, una equivocación, y la organización estará afrontando una infracción de cumplimiento, con las consecuencias subyacentes: sanciones, multas, cierre de la operación, menoscabo de la credibilidad, afectación a la reputación.
¿Cómo aprovechar las funcionalidades de un Software para la Gestión de Cumplimiento?
El primer paso es tomar la decisión de automatizar la Gestión, y dentro de ella, el Flujo de Trabajo de Cumplimiento. Lo siguiente es evaluar las necesidades específicas de la organización.
Recordemos que la Gestión de Compliance no es un proceso estandarizado e idéntico para todas las organizaciones. Es importante que el software de cumplimiento ofrezca las funcionalidades que la organización requiere, de acuerdo con su entorno. Después, es necesario:
1. Asignar responsabilidades
Las personas, aún antes de la implementación de la automatización, tienen responsabilidades en el Sistema de Gestión de Cumplimiento. Pero estas responsabilidades varían o disminuyen con el uso de la nueva herramienta.
El software realiza muchas tareas de forma automática, pero algunas requerirán suministro de información. Es importante que todos, iniciando con la Oficina de Cumplimiento, sepan qué tienen que hacer, en qué momento y cómo hacerlo.
2. Asignar tareas específicas
Tras las responsabilidades vienen las tareas específicas, que son las que conforman la estructura del Flujo de Trabajo de Cumplimiento. Más que asignar las tareas iniciales, se trata de establecer quién asigna tareas, a quién, y cuándo lo hace.
Cuando se configura la herramienta para ello, el sistema, de forma autónoma, asignará algunas tareas especialmente las relacionadas con la Debida Diligencia. Otras serán iniciativa de la Oficina de Cumplimiento o de alguien con la autoridad y responsabilidad.
En cualquier caso, la automatización permitirá hacer seguimiento y rastrear la tarea hasta su ejecución. Pero el software puede hacer más: enviar recordatorios y notificaciones automáticas, alertar sobre el posible atraso de una tarea o indicar que todo va bien y a tiempo.
3. Controlar la documentación
Cumplir es en muchos casos producir un documento. Los documentos, para los auditores, son evidencia de cumplimiento. La documentación es, finalmente, un requisito ineludible de un Sistema de Gestión de Cumplimiento.
Entonces, una solución que automatiza el flujo de tareas, de actividades y de procesos, también automatizará el flujo y el ciclo de vida de los documentos, lo que incluye los protocolos de aprobación y la seguridad en el almacenamiento, de tal forma que garantice la accesibilidad a las personas indicadas.
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