Informes de cumplimiento: beneficios que aportan las soluciones de automatización
Producir y comunicar los informes de cumplimiento es una de las tareas prioritarias para un oficial de compliance o cualquier profesional que trabaje en el área de cumplimiento legal y normativo.
Es, sin embargo, una tarea que requiere considerar muchos aspectos: el cambio regulatorio, la confiabilidad de la información disponible, la capacidad que tiene la organización para plasmar en un informe el momento actual…
Entonces, existe una preocupación constante y generalizada sobre la calidad, la oportunidad y la integridad de estos informes de cumplimiento. Sin duda, un verdadero desafío para el oficial de cumplimiento, que debe resolver muchos detalles en muy poco tiempo.
¿Qué son informes de cumplimiento?
Los informes de cumplimiento son documentos utilizados por la oficina de Cumplimiento, o quien haga sus veces, para informar a la Alta Dirección, a los auditores de la organización, a gerentes de áreas comprometidas o a algún organismo regulador que lo requiera, sobre el estado de cumplimiento de la organización y sobre la capacidad que tiene el sistema o el programa para garantizar ese cumplimiento ahora y en el futuro.
Por supuesto, los informes de cumplimiento recogen datos valiosos como el incumplimiento presentado en el periodo evaluado, los riesgos que se han identificado, los recursos asignados a la gestión y su efectividad, y las acciones que se prevén para tratar los riesgos, entre otras consideraciones de igual importancia.
¿Cómo se producen los informes de cumplimiento?
Los oficiales de Cumplimiento desean reportar en sus informes el cumplimiento total, en todas las áreas y en todos los campos en los que la organización tenga obligaciones. Pero no solo necesitan decirlo en sus informes. Necesitan comprobarlo.
Entonces, la producción de un informe de cumplimiento inicia con una recopilación de evidencias, gran parte de ella documental, que formará parte integral del documento. La recolección de esta evidencia implica recorrer áreas sensibles como IT, financiera, contabilidad, adquisiciones y legal, y reunirse con los directores de estos departamentos.
Así se obtiene el material necesario para trabajar en la redacción final del informe. Documento que será revisado, evaluado y auditado por un organismo regulador, en un buen número de casos. Otros informes de este tipo se dirigen a la Alta Dirección o a cualquier otro interesado al interior de la organización.
Por supuesto, a mayor tamaño y complejidad, mayores dificultades para lograr un resultado final exitoso. En organizaciones pequeñas producir un informe de cumplimiento no tendría que suponer un esfuerzo notable. En otras, de mayor tamaño y complejidad, la automatización del cumplimiento se convierte en un recurso esencial.
¿Qué es una solución de automatización de cumplimiento?
Una solución de automatización de cumplimiento es un desarrollo tecnológico informático, diseñado para realizar de forma automática muchas de las tareas que hoy implica la gestión de cumplimiento.
Este tipo de software tiene la capacidad de realizar de forma autónoma, evaluaciones y análisis, de tal forma que se prescinde el uso de hojas de cálculo o cuentas de correo electrónico, como soporte de la gestión.
La automatización de la gestión de compliance por supuesto facilita la tarea de realizar informes de cumplimiento, y en muchos casos la elimina como una actividad física: el oficial o cualquiera de sus asistentes obtiene los informes como una funcionalidad más del aplicativo.
¿Qué beneficios aportan las soluciones de automatización de compliance?
La posibilidad de presentar informes de cumplimiento inmediatos, confiables y completos, en cualquier momento, es sin duda la gran ventaja que obtienen las organizaciones y los especialistas en el área de este tipo de soluciones informáticas.
Pero, además, la automatización de la gestión de cumplimiento permite:
- Eliminar el error humano en la gestión.
- Identificar riesgos de cumplimiento con la debida oportunidad.
- Disminuir costes en la gestión.
- Racionalizar y optimizar el uso de recursos humanos y financieros.
- Obtener más informes, con la posibilidad de comparar resultados entre unos y otros, y establecer tendencias.
- Aumentar la comprensión de los datos.
Los protocolos de seguridad, presentes en estos productos, así como la posibilidad de acceso desde cualquier dispositivo móvil –SaaS-, conforman el paquete de beneficios que hoy propone la automatización de la gestión de cumplimiento.
Plataforma tecnológica para ISO 37301 de ISOTools Excellence
La plataforma tecnológica para ISO 37301 de ISOTools Excellence es una solución de cumplimiento automatizado, diseñada para apoyar el trabajo de las organizaciones que han implementado el estándar de cumplimiento ISO 37301, aunque también puede ser aprovechada por organizaciones que basen su gestión en otro estándar o, simplemente, desarrollen programas de compliance propios.
Es una herramienta que incorpora funcionalidades avanzadas que automatizan la recopilación de evidencias y de datos, la conformidad con los requisitos de ISO 37301, el análisis y obtención de informes actuales e inmediatos y la automatización de tareas de debida diligencia, entre otras igualmente útiles y eficaces.
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