Lista de verificación para elegir la mejor herramienta de automatización de cumplimiento

Las organizaciones cada vez destinan más presupuesto de TI a atender necesidades de compliance. Contar con una herramienta de automatización de cumplimiento permite seguir el ritmo de los desafíos de cumplimiento de forma eficaz. Invertir en la tecnología oportuna ofrece un ROI interesante, al evitar pérdidas de ingresos, multas considerables, interrupciones de la operación y daños a la reputación.

Una herramienta de automatización de cumplimiento facilita seguir el acelerado y, a veces, imprevisible rumbo de las leyes y normas. Prescindir de la tecnología como punto de apoyo de una necesaria gestión de compliance, hace mucho más difícil realizar seguimiento a los procesos, monitorizar el desempeño de los controles y, en fin, garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones de la organización.

Por tanto, elegir la herramienta de automatización de cumplimiento adecuada es clave para optimizar los procesos y agilizar la gestión. A continuación, explicamos la importancia de integrar este tipo de herramientas en la gestión de cumplimiento y cuáles son los requisitos mínimos que debería incorporar una de estas soluciones informáticas.

¿Qué es una herramienta de automatización de cumplimiento?

Una herramienta de automatización de cumplimiento es un software o solución informática, diseñada para realizar de forma automática tareas necesarias para asegurar que la organización cumple con todas sus obligaciones legales, normativas o contractuales.

Este tipo de soluciones reemplazan con un máximo grado de eficiencia, otros productos ofimáticos utilizados con igual propósito, como hojas de cálculo u otro tipo de programas que han sido diseñados para fines diferentes, aunque comparten alguna función análoga.

Una herramienta de automatización de cumplimiento, además de ser un producto diseñado y desarrollado para cumplir una función definida y específica, incorpora elementos de inteligencia artificial, lo que le permite asumir un grado de autonomía que evita el error humano, alerta sobre posibles infracciones y muestra en todo momento un panorama sobre el estado de la gestión, que contribuye a la toma de las mejores decisiones.

¿Por qué es importante contar con una herramienta de automatización de cumplimiento?

La automatización de cumplimiento es mucho más importante, casi imprescindible, en organizaciones que operan en sectores de alta regulación, o que están sometidas a normativas estrictas sobre protección de datos, implementación de controles anticorrupción u obligadas a implementar complejos procesos de debida diligencia.

Para organizaciones que cumplen con una, varias o todas las condiciones mencionadas, la gestión de compliance en papel o basada en hojas de cálculo, procesadores de texto y cuentas de correo electrónico, es insuficiente.

Utilizando esas técnicas, es más fácil cometer errores y caer en la infracción, que alcanzar los objetivos de cumplimiento. Una solución informática, diseñada para la gestión de cumplimiento, automatiza flujos de trabajo, realiza monitoreo continuo, libera tiempo a los profesionales encargados del área de compliance, realiza tareas rutinarias de debida diligencia, entre otras interesantes y no menos importantes funcionalidades.

Contar con una herramienta de automatización de cumplimiento ofrece, además, estas interesantes ventajas:

• Visión panorámica constante y actualizada del estado general de la gestión de compliance.
• Entrega de informes inmediatos.
• Disminución o eliminación del error humano.
• Ahorro de dinero por concepto de multas y sanciones.
• Protección de la imagen de la organización.
• Implementación fácil y ágil de procesos, políticas y procedimientos.
• Detección inmediata de riesgos y otros problemas.

¿Cómo elegir la mejor herramienta de automatización de cumplimiento?

Cinco aspectos esenciales deben ser tenidos en cuenta en el momento de elegir la herramienta que se encargará de impulsar la gestión de cumplimiento en la organización. Esta lista de verificación evitará que se pase por alto algún elemento esencial:

Software ISO 37301 de ISOTools Excellence

El software ISO 37301 de ISOTools Excellence es una de las herramientas de automatización de cumplimiento más avanzadas hoy en el mercado. Su desarrollo y ubicación en la nube, para iniciar, la dotan de la movilidad y accesibilidad que requiere la gestión corporativa moderna.

Es, además, una herramienta que incorpora todas las funcionalidades relacionadas en la lista de verificación que se incluye en este informe, y otras específicas que garantizan una gestión de cumplimiento eficaz, siempre tendiente hacia la mejora y la excelencia. Encuentra información adicional sobre este Software ISOTools para ISO 37301 aquí.