Software de compliance corporativo: tipos y consejos para elegir la mejor herramienta
Un marco regulatorio cada vez más estricto y la obligación de cumplir con normativas estatales e internacionales crean la necesidad de contar con un software de compliance corporativo efectivo.
Las organizaciones necesitan fortalecer sus procesos de debida diligencia, autorización y operaciones personales, evitar el lavado de dinero y, sobre todo, garantizar el cumplimiento.
La automatización de la gestión, a través de un software de compliance corporativo, ayuda a los equipos de cumplimiento a lograr los objetivos, entre ellos, alcanzar la conformidad con el estándar internacional de cumplimiento ISO 37301.
Pero el software de compliance corporativo también permite eliminar el error humano, disminuir la carga de trabajo y optimizar la gestión para que nada quede al azar. Se requiere, no obstante, conocer los diferentes tipos de soluciones informáticas y los criterios que se evalúan antes de elegir la apropiada para la organización.
¿Qué es el software de compliance corporativo?
El software de compliance corporativo es una solución informática que permite realizar tareas de forma automatizada, así como supervisar y monitorizar la gestión en general de forma ágil y efectiva. Además, es una herramienta imprescindible para evaluar o auditar los esfuerzos de cumplimiento, para aprobar su eficacia o presentar informes sobre fallos, no conformidades o puntos críticos.
La aprobación o rechazo de autorizaciones, las actividades propias de la debida diligencia, la asignación de tareas y el seguimiento al cumplimiento de ellas, así como la aplicación de controles, por ejemplo, son algunas de las tareas que un software de este tipo realiza de forma automática.
¿Qué tipos de software de compliance corporativo son los más habituales?
El alcance es el criterio que define los diferentes tipos de software de compliance corporativo. Encontramos básicamente tres tipos de soluciones informáticas para gestión de riesgos y cumplimiento:
1. Plataformas de gestión de cumplimiento de uso múltiple
Se trata de soluciones diseñadas para satisfacer las necesidades de todo tipo de organizaciones, que intentan resolver problemas de cumplimiento generales o comunes. Su uso se recomienda en organizaciones que no operan en sectores altamente regulados.
2. Herramientas de gestión de cumplimiento para industrias específicas
Soluciones diseñadas para cumplir con los requisitos de organizaciones en sectores muy definidos, que usualmente tienen obligaciones de cumplimiento específicas y muy estrictas. Organizaciones del sector financiero, farmacéutico, sanitario o aeronáutico, se enmarcarían dentro de esta categoría.
3. Software de gobierno, riesgo y cumplimiento (GRC)
En este tipo de software, además de las funcionalidades que aseguran el cumplimiento, se incorporan herramientas para garantizar la efectividad de la integración entre compliance, gobernanza y riesgos.
¿Cómo elegir el mejor software de compliance corporativo?
Entendiendo lo que es y lo que puede hacer un software de compliance corporativo, y conociendo los diferentes tipos disponibles en el mercado, es el momento de revisar siete criterios para elegir la mejor herramienta:
1. Relación coste – beneficio
El coste, comparado con el ahorro en tiempo de trabajo, eliminación de penalizaciones o sanciones, y los beneficios que conlleva un Sistema de Gestión de Cumplimiento eficaz, son el primer criterio de evaluación. El precio, por sí solo, no es un criterio válido en esta primera etapa de selección, pero la rentabilidad o retorno de la inversión que aporta el software sí lo es. Una solución de este tipo podría reducir costes de gestión en proporciones que van desde el 40% hasta el 70%.
2. Monitoreo en tiempo real
No todas las soluciones disponibles en el mercado garantizan seguimiento e informes en tiempo real. Sin ello, no es posible identificar problemas antes de que causen problemas graves. Problemas que tienen un coste alto. El monitoreo en tiempo real permite tomar medidas a tiempo y evitar problemas regulatorios.
3. Visualización a través de paneles personalizados
Los paneles personalizados o tableros de cumplimiento, muestran al oficial de cumplimiento lo que necesita observar sobre la gestión, de acuerdo con sus necesidades específicas y únicas de la organización. Un tablero personalizado resalta los puntos exitosos, pero también los que necesitan atención inmediata.
4. Informes inmediatos que incluyan evaluación
La Gestión de Compliance necesita informes oportunos y confiables. Pero es importante agilizar el proceso para establecer tendencias, comparar con resultados anteriores, contrastar si se cumple y verificar los aspectos potenciales que pueden derivar en una no conformidad.
Contar con una herramienta que permita obtener los informes así como las principales percepciones de avances, puntos críticos o áreas a gestionar es importante a la hora de seleccionar un software de compliance corporativo.
5. Capacidad para automatizar la gestión
La Gestión de Cumplimiento requiere inmediatez. Un enfoque manual no ofrece la capacidad reactiva que demanda un marco regulatorio dinámico, cambiante y exigente. Por eso, la capacidad para automatizar la gestión es un criterio de selección eficaz.
6. Escalabilidad
La capacidad que tenga el software para crecer con la organización es una de las características que debe aparecer en una lista de verificación para la elección de la mejor solución. El mismo proceso de selección de la herramienta, capacitación de empleados y adecuación de procesos, implica un esfuerzo y un coste, que se espera tenga impacto durante muchos años.
7. Facilidad de implementación
Hoy las soluciones informáticas ofrecen dos posibilidades: la instalación local, tradicional, y las soluciones basadas en la nube. La computación en la nube ofrece la posibilidad de acceder a una solución eficaz, sin costes de instalación, mantenimiento o actualización. Un software de compliance corporativo online permite, además, el acceso desde cualquier dispositivo móvil, en cualquier lugar y a cualquier hora.
Software ISO 37301 de ISOTools Excellence
La Gestión de Cumplimiento encuentra un eficaz aliado en el estándar internacional ISO 37301. La norma, publicada en 2021, ofrece la posibilidad de certificar el Sistema de Cumplimiento como una novedad con respecto a su antecesora ISO 19600.
El Software ISO 37301 de ISOTools es una plataforma avanzada diseñada para automatizar las tareas que implica la Gestión de Cumplimiento, obtener informes evaluativos, mantener los riesgos bajo control, inventariar con facilidad los requisitos legales, establecer controles y auditorías, así como implementar de forma digital canales de denuncias.
Obtén aquí información completa sobre el Software ISOTools para ISO 37301.
