Ejemplos de conflictos de intereses: respuesta a las principales preguntas para garantizar el cumplimiento
Contar con ejemplos de conflictos de intereses que respondan a escenarios relativamente frecuentes en las organizaciones, representa una gran ayuda para profesionales encargados de un programa de cumplimiento, oficiales de cumplimiento y miembros de la Alta Dirección pero, sobre todo, empleados que tienen la posibilidad de verse inmersos en tales situaciones.
Los conflictos de intereses, por su misma naturaleza, por la disyuntiva ética que plantean, pero, ante todo, por la imposibilidad de caracterización exacta a la luz de cualquier legislación o normativa, son especialmente difíciles de definir.
Es más fácil hablar de escenarios teóricos frecuentes, en los que se encuentren ejemplos de conflictos de intereses recurrentes, sobre los que es posible formular preguntas cuya respuesta sirva de guía para generar cada día una gestión más eficiente.
Por ello, a continuación, recogemos cuáles son esas preguntas y ejemplos de conflictos de intereses que pueden ayudar a saber cuándo los intereses de las personas que pertenecen a una organización pueden representar un conflicto.
Ejemplos de conflictos de intereses recurrentes – Preguntas frecuentes
Una forma eficaz, en términos pedagógicos, de presentar ejemplos de conflictos de intereses es formular esas preguntas recurrentes que llegan a la mente de las personas cuando se encuentran en situaciones en las que creen que puede presentarse el conflicto. Estas son las diez más representativas y recurrentes:
1. ¿Si existe interés personal, hay conflicto de intereses?
Sí. De hecho, es la existencia de un interés personal, o la probabilidad de una ganancia para un amigo, familiar o persona de estrecha vinculación con un empleado, lo que caracteriza y conforma un conflicto de intereses.
El conflicto no indica con seguridad la ocurrencia de una infracción de compliance o un acto de corrupción o fraude. Pero, definitivamente, el interés personal sí conforma un conflicto de intereses.
2. ¿Las relaciones románticas entre empleados generan conflicto de intereses?
Las políticas y reglamentos, a cuyo cumplimiento están obligados los trabajadores, suelen prohibir las relaciones personales, de carácter romántico o sexual, entre empleados.
La razón, además de que de verdad son factor determinante para la aparición de conflictos de intereses, es que suelen crear otro tipo de problemas que afectan la sana convivencia entre compañeros de trabajo.
En algunas organizaciones las relaciones no se prohíben, pero sí se obliga a la divulgación de la existencia de ellas, precisamente para activar los controles necesarios, en el momento oportuno, destinados a impedir el conflicto de intereses.
3. ¿Si hay conflicto de intereses hay corrupción?
No. El conflicto no es indicativo de una conducta impropia o censurable. Es un indicativo de que esto puede suceder, pero no de que inevitablemente ocurrirá. El conflicto, por otra parte, no es atribuible al empleado. Se trata de circunstancias que están fuera de su control, y sobre las que debe informar y tomar las acciones necesarias para evitar que lleven a actos de corrupción o fraude.
En muchos casos, el conflicto de intereses no es advertido, y no por ello hay un delito. En otros eventos, hay actos de corrupción y fraude sin que hubiese existido indicio alguno de conflicto de intereses.
Esto no significa que el riesgo de conflicto de intereses no deba ser evaluado y tratado. Contar con procedimientos eficaces para identificar el conflicto y saber cómo proceder en tales casos, sin duda reduce de forma significativa los incidentes de corrupción y fraude.
4. ¿Sobre quiénes se deben aplicar las evaluaciones de riesgo y los procedimientos en caso de conflicto de intereses?
Sobre todas las personas de la organización, desde la Alta Dirección hasta los empleados en el nivel más básico. Pero también sobre proveedores, clientes, empleados o representantes de organismos reguladores.
Dentro de la organización, algunas áreas como la de adquisiciones, recursos humanos o financiera, requieren supervisión especial.
5. ¿Es necesario solicitar información sobre familiares o amigos a los empleados, con el fin de prevenir el conflicto?
Sí. De hecho, esta tarea es parte de lo que se conoce como la Debida Diligencia. Este tipo de investigaciones suelen estar al inicio del proceso de contratación y generalmente corresponden al área de recursos humanos.
6. ¿Se debe aplicar la gestión de riesgos y la debida diligencia para identificar conflictos de intereses a los proveedores?
Aunque no existe una relación de subordinación y dependencia, la organización sí puede hacer que este tipo de procedimientos tengan alcance sobre proveedores, contratistas y subcontratistas, e incluso, hacer que cumplan políticas redactadas para empleados.
7. ¿Existen ejemplos de conflictos de intereses entre clientes, aunque estos sean otras organizaciones?
Sí. Este ejemplo es común en industrias que proveen productos o materias primas que resultan estratégicas para otras organizaciones, y cuyo suministro, por alguna razón, es limitado, restringido o regulado.
8. ¿Hay conflicto de intereses cuando el CEO o el presidente de la Junta Directiva, además cumple otras funciones para la organización, por las cuales recibe ingresos u honorarios?
En algunos casos específicos sí. Es, por supuesto, un riesgo potencial que siempre está ahí, y que debe ser evaluado y tratado como se haría con cualquier otro empleado, en cualquier nivel de la organización.
9. ¿Cómo establecer responsabilidades por la negligencia, la falta de suministro de información o las consecuencias nocivas resultantes de un conflicto de intereses?
En la política sobre corrupción y fraude, en el reglamento interno de la organización y en otros documentos con el mismo propósito, se deben establecer con claridad las penas y sanciones por la ocurrencia de cada uno de estos eventos, aun cuando no terminen en fraude, soborno o corrupción.
10. ¿Cuáles son los ejemplos de conflictos de intereses que deben evaluar las áreas de gestión anticorrupción, cumplimiento y recursos humanos?
Entre los ejemplos de conflictos de intereses más frecuentes se encuentran algunos ya mencionados: relaciones entre empleados, intereses de familiares o amigos o desempeño de funciones críticas en las que se presenta dualidad de intereses.
Pero también podemos considerar la posibilidad que tenga un empleado de ocupar una posición en otra organización o en un organismo regulador, la probabilidad de recibir regalos u otro tipo de beneficios, las donaciones, las inversiones financieras particulares del empleado y el desarrollo de oficios o tareas en el tiempo libre en otras organizaciones o para otras personas.
Existirán otros ejemplos de conflictos de intereses pero, sin duda, aquí están los más representativos. La debida diligencia que necesita el tratamiento de estos eventos requiere la incorporación de una solución informática eficaz, diseñada para digitalizar la gestión, automatizarla y llevarla a su máximo nivel de eficacia.
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Para la gestión de cumplimiento, conocer estos ejemplos de conflictos de intereses resulta muy útil. Sin embargo, solo un sistema de gestión de cumplimiento automatizado y digitalizado, podrá ofrecer la información requerida y garantizar la conformidad con los requisitos de ISO 37301.
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