Cómo crear una cultura de cumplimiento: 7 componentes fundamentales
La cultura de cumplimiento es algo etéreo e intangible para algunos profesionales en esta área e incluso para uno que otro Oficial de Cumplimiento. La cultura, en el área de compliance, como en otras –calidad o SST-, suele confundirse con la concientización o con la capacidad de comunicar de la organización.
No es lo mismo. La cultura de cumplimiento es algo concreto que se puede comprobar y evidenciar en una auditoría interna o de certificación, por ejemplo. La concientización, la capacitación o la comunicación son factores inherentes a la construcción de una verdadera, sólida y tangible cultura de cumplimiento, pero no la sustituyen.
Entonces, ¿qué es la cultura de cumplimiento, cómo construirla y cuáles son sus componentes fundamentales?
¿Qué es la cultura de cumplimiento?
Un primer concepto para asimilar es que el cumplimiento es importante para todas las organizaciones. Tanto las pequeñas como las grandes. La cultura de compliance es igualmente importante para todas las organizaciones, en todos los sectores y de todos los tamaños.
Con esto en mente, podemos aproximarnos a una definición de lo que es la cultura en un programa de cumplimiento. Iniciemos reconociendo que, en la actualidad, las organizaciones tienen muchas más obligaciones regulatorias que en el siglo pasado.
Una de ellas, esparcida ya por todo el planeta, es la obligación de proteger la información de los clientes y la privacidad de sus datos. Para alcanzar el cumplimiento con lo dispuesto por el marco regulatorio, algunas organizaciones revisan la operación de forma periódica, usualmente cada tres meses, y en caso de advertir alguna violación proceden a identificar el problema y corregirlo.
Pero en otras organizaciones toda la fuerza laboral es consciente de la obligación que tienen ellos como personas, como empleados y como parte de una empresa de proteger la privacidad de la información de los clientes. La diferencia entre la primera organización y la segunda es que esta última ha construido y consolidado una verdadera cultura de cumplimiento.
La cultura de compliance es entonces el conocimiento, aceptación y compromiso por parte de todos los empleados, en todos los niveles y en todas las áreas, para cumplir con las obligaciones que asume la organización, bien sea porque firmó un contrato, porque una ley se lo indica, porque un estándar lo exige o, simplemente, porque es lo correcto.
Elementos básicos de una cultura de cumplimiento – Los 7 principales
Hasta este punto se podría entender que es preciso hablar con cada empleado, incluso antes de contratarlo, y explicarle la importancia y la necesidad perentoria de que en cada una de sus tareas, verifique que se está cumpliendo con todas las obligaciones, acuerdos, leyes, normas o estándares que son aplicables a la organización.
Pero, ¿deben estar todos los empleados enterados de todas las obligaciones? Este es un primer argumento para no recomendar esta forma de “inculcar” la cultura de compliance. Otro sería que el cumplimiento corporativo o normativo estaría sujeto a la decisión de cada empleado sobre si acata o no la recomendación que se le ha hecho.
Entonces, ¿cómo hacerlo? Estos siete elementos fundamentales ayudarán a lograr el objetivo:
1. El tono de la Alta Dirección
Un empleado, en cualquier posición, no concederá la misma importancia a una instrucción, una directiva o una recomendación, si esta viene de su compañero de trabajo que si emana directamente del CEO de la organización o el presidente de la Junta Directiva.
Cuanto más alto sea el punto desde donde se origine el mensaje, mayor repercusión y aceptación tendrá en los empleados. Pero también es importante la forma. No es lo mismo expresarlo en un mensaje en una cartelera que en una “política”.
Así, una política sobre cumplimiento, emanada por la Alta Dirección, sin duda encontrará acogida en los empleados y se reflejará en cambios de comportamiento en el trabajo diario.
2. Involucrar a los empleados desde el inicio
Desde el inicio del proyecto de implementación de un programa de cumplimiento es preciso involucrar a todos los empleados. Esto genera aprecio por lo que se construye y una percepción de que la organización considera importantes a sus empleados. Percepción que se transmite a los nuevos empleados que, desde su contratación, deben conocer la política de cumplimiento y entender que viene desde la Alta Dirección y que el proyecto se ha realizado con la colaboración de todos sus nuevos compañeros.
3. Conformar un equipo de cumplimiento que se comunique a diario
El equipo de cumplimiento, liderado por el Oficial de Cumplimiento cuando la estructura y el tamaño de la organización lo permiten, es la cara visible de la gestión de compliance. Son ellos los que construyen la cultura día a día, por medio de la interacción con los empleados. El mensaje viene de la Alta Dirección. Pero quien lo reproduce es el equipo de cumplimiento. Particularmente, las personas involucradas deben:
- Proporcionar de forma proactiva los recursos necesarios para crear y sostener la cultura de cumplimiento.
- Involucrar a los empleados en procesos y procedimientos propios de la gestión.
- Explicar la visión y los valores de la organización y su alineación con la gestión de compliance.
- Reconocer los esfuerzos para mejorar el programa y señalar los problemas que afectan la capacidad para alcanzar los objetivos.
4. Integrar el cumplimiento en toda la operación de la organización
La integración de la cultura de cumplimiento con la estrategia comercial de la organización, y con todos los procesos operativos, es la demostración de que se ha construido una cultura sólida y sostenible.
Para ello, es preciso que los equipos de cumplimiento trabajen de la mano con Recursos Humanos para incluir el cumplimiento como un elemento esencial en contenidos de formación y en programas de liderazgo.
Integrar el cumplimiento en todas las áreas y en todos los niveles de la organización hará que los empleados se sientan incluidos en la gobernanza y en los temas corporativos importantes, generando lealtad y un deseo legitimo por hacer lo correcto.
5. Definir metas y objetivos alcanzables y celebrar el logro
Una forma efectiva para que los empleados se comprometan con el cumplimiento es establecer objetivos pequeños y específicos, que se logran con prontitud, y destacar ese logro públicamente. Algunos ejemplos de este tipo de objetivos son:
- Completar programas de capacitación en un determinado periodo de tiempo.
- Implementar canales de consultas o de denuncias sobre temas relacionados con ética y cumplimiento.
- Celebrar un determinado número de foros o charlas en las que puedan intervenir todos los empleados.
A partir de objetivos pequeños y alcanzables, se logran metas importantes para construir una cultura de cumplimiento sostenible en el tiempo, aunque ya no estén las personas que iniciaron el proyecto.
6. Diseñar e implementar procesos claros de cumplimiento
Uno de los obstáculos que encuentran de forma recurrente los programas de cumplimiento es la complejidad innecesaria de los procesos, que dificulta su comprensión y su seguimiento.
El cumplimiento es al final algo muy sencillo: cumplir con las normas. Las normas nos dicen entonces qué hacer, pero los procesos nos dicen cómo hacerlo. Y si los procesos no son claros y fáciles de entender, se presentarán problemas para insertar la cultura de cumplimiento en el acontecer diario de la organización.
7. Aprovechar la tecnología
Vinculado al ítem anterior, la tecnología propone soluciones eficaces para automatizar procesos y tareas propias de la gestión de cumplimiento que, además de salvar el obstáculo mencionado, permiten obtener una visión holística del cumplimiento y de la gobernanza.
La tecnología y la digitalización de Sistemas de Gestión ayudan a generar compromiso con el cumplimiento. Pero, para que esto sea así, es preciso elegir la solución adecuada.
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La cultura de cumplimiento es la base y el eje central del éxito de la gestión. Es una responsabilidad que recae sobre los hombros del Oficial de Cumplimiento, pero él y su equipo necesitan ayuda extra para lograr los objetivos.
El Software ISO 37301 de ISOTools es una herramienta tecnológica diseñada para optimizar los procesos, automatizar tareas, producir informes inmediatos para la toma de decisiones, alertar sobre tareas pendientes, entre otras muchas funcionalidades destinadas a garantizar el éxito de un programa o de un Sistema de Gestión.
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