4 Pasos para una gestión de riesgos de cumplimiento eficaz

Un factor clave en el éxito de cualquier organización es asegurar que se cumple con las regulaciones y políticas externas e internas para protegerla de los riesgos causados por el incumplimiento. La gestión de riesgos de cumplimiento es el proceso estratégico de comprender y gestionar la conformidad con las leyes y normativas para reducir y gestionar de forma más efectiva los riesgos asociados.

La gestión de riesgos de cumplimiento no se debe enfocar solo en evitar repercusiones financieras y legales, sino también en generar confianza y credibilidad entre clientes, empleados, inversores y oras partes interesadas, e incluso puede ser una estrategia para mejorar la reputación de la marca cuando se da cumplimiento a regulaciones voluntarias relacionadas, por ejemplo, con el medio ambiente y la sostenibilidad.

Comprender y llevar a la práctica la gestión de riesgos de cumplimiento puede resultar complejo, por lo que es fundamental implementar un proceso que guíe la tarea y ayude a saber que se están siguiendo los pasos adecuados.

A continuación, explicamos algunos pasos para garantizar el cumplimiento de manera efectiva.

Gestión de riesgos de cumplimiento – 4 Pasos para realizarla

El entorno regulatorio se caracteriza por el cambio constante y el riesgo por definición implica incertidumbre. La gestión de riesgos de cumplimiento ayuda a eliminar y mitigar riesgos en lo posible y tener siempre una visión de la exposición a impactos negativos que tiene la organización. Es decir, es una herramienta clave para evitar ‘problemas’, pero también para reducir la incertidumbre.

Implementar un sistema de gestión de compliance organizado en torno a procedimientos probados y pautas a seguir es la mejor forma de que garantizar su eficacia. Así, proponemos estos 4 pasos para realizarlo:

1. Conocer y definir el marco regulatorio

Sin importar en qué sector opere la organización, es esencial definir el marco regulatorio, lo cual implica un trabajo que requiere la colaboración de todas las áreas, en todos los niveles.

La organización debe saber cuáles son sus obligaciones de cumplimiento. Algunos sectores, que conocemos como “altamente regulados” soportan una carga regulatoria mucho más pesada: financiero, farmacéutico, sanitario…

No se pueden gestionar los riesgos de cumplimiento si no sabemos exactamente cuáles son. De ahí que, el punto de partida sea conocer, comprender y definir el marco regulatorio.

El objetivo en este paso no es evaluar o gestionar, sino establecer y delimitar el marco regulatorio para, en base a ello, obtener una lista preliminar de riesgos. Lista que no tiene ningún orden ni ninguna prioridad, por el momento.

2. Poner en marcha un sistema de gestión de riesgos

Conociendo los riesgos, se diseñan procesos que permitan evaluarlos de forma sistemática. Hay que recordar algo muy importante: el entorno regulatorio cambia todos los días. Esto implica que cada uno de estos pasos, se deben repetir una y otra vez de forma periódica.

Por eso es importante contar con un proceso definido para ejecutar estos pasos de acuerdo con lo programado, o cuando circunstancias excepcionales así lo exijan. La tarea de evaluación de riesgos que se realiza en este paso, es en esencia la misma que se realiza en cualquier otro campo. Veamos:

• Establecer la probabilidad de ocurrencia y el impacto negativo de cada riesgo. Esto puede requerir el uso de una matriz de riesgos u otra herramienta de evaluación.
• Priorizar los riesgos, de acuerdo con la información arrojada por el primer paso.
• Definir el apetito de riesgo y la tolerancia al riesgo de la organización. Esto es importante para saber, de acuerdo con el coste que pueda implicar eliminar o mitigar un riesgo, sí resulta aceptable tolerarlo o admitirlo.
• Definir e implementar acciones para tratar los riesgos que se determina tratar, así como los mecanismos de control, monitoreo y seguimiento para comprobar la eficacia de la gestión.

3. Blindar la gestión con políticas y procedimientos

Garantizar que la gestión de riesgos de cumplimiento se desarrolle siempre bajo las mismas directrices, requerirá blindar los procesos con políticas que vengan directamente de la Alta Dirección, y con la implementación de procedimientos de obligatorio cumplimiento.

Estas políticas y procedimientos tendrán que alcanzar contratos y acuerdos que la organización suscriba en el futuro. Esto requerirá asignar responsabilidades, conformar equipos de trabajo y asignar recursos a la gestión, entre los cuales los tecnológicos ocupan un lugar predominante.

4. Revisar la gestión e informar sobre ella

Como todo proceso de gestión, el de riesgos de cumplimiento debe ser revisado y evaluada su efectividad. No se entiende de otra manera. De no ser así, no es posible conocer si lo que se lleva a la práctica funciona o no.

Pero también es preciso conservar trazabilidad de las acciones que se realizan, auditar los procesos y obtener informes que se conserven sobre lo hecho y sobre la forma en que mejora la gestión de una evaluación a otra.

La gestión de riegos, en cualquier campo, es cíclica. Por eso es tan importante supervisar y actualizar de forma continua los esfuerzos de cumplimiento. Y para ello, la organización y los encargados del área de compliance, tienen que identificar las herramientas tecnológicas apropiadas para alcanzar todos los objetivos de cumplimiento, obtener los indicadores adecuados e informar de forma oportuna sobre el rendimiento de la gestión.

Software ISO 37301/19600 de ISOTools

El software de gestión de cumplimiento es una herramienta tecnológica diseñada para automatizar tareas, monitorear la gestión, supervisar la eficacia de los controles, y garantizar el cumplimiento de procesos estandarizados.

El Software ISO 37301/19600 de ISOTools es un componente esencial para el éxito de la estrategia de gestión de riesgos de cumplimiento en organizaciones de todos los tamaños y de todos los sectores y complejidades.

El cumplimiento es un elemento estratégico esencial que garantiza la sostenibilidad y operatividad de una organización. Y su organización lo puede asegurar con esta avanzada solución tecnológica: contacte con un consultor especializado.