8 formas en las que la automatización del programa de cumplimiento ayuda a ahorrar tiempo
Las organizaciones buscan en la automatización del programa de cumplimiento una forma para ahorrar tiempo y reducir sus costes. La gestión de cumplimiento cada día demanda más recursos humanos, financieros y tecnológicos, en la misma proporción en la que crece la exigencia regulatoria.
La automatización del programa de cumplimiento, además, permite minimizar riesgos en áreas críticas para la organización, como seguridad de la información y de los datos.
¿Qué es la automatización del programa de cumplimiento?
La automatización del programa de cumplimiento utiliza una solución informática que realiza las tareas repetitivas y constantes requeridas por la gestión, como las que se deben llevar a cabo para la debida diligencia, por ejemplo.
La automatización aprovecha los datos que procesa y la información que almacena para hacer evaluaciones y análisis complejos que producen informes valiosos para la gestión de riesgos, para identificar puntos críticos o para favorecer la toma de decisiones informadas.
La automatización del programa de cumplimiento reduce la probabilidad del error humano, que pueden resultar en un alto coste para las organizaciones que aún gestionan el cumplimiento con base en documentos en papel, hojas de cálculo y cuentas de correo electrónico.
Automatizando la gestión, se disminuye el consumo de horas de trabajo de empleados. Pero también permite llegar a todas y cada una de las áreas que el departamento de cumplimiento necesita afianzar, entre ellas, seguridad de la información, seguridad en el trabajo, gestión ambiental y gestión anticorrupción.
¿Cómo ahorrar tiempo y dinero con la automatización del programa de cumplimiento?
Son varias las tareas, dentro de la gestión de cumplimiento, que ocupan muchas horas a una gran cantidad de empleados. Estas horas hombre, tienen un coste alto, si se suman todas las consumidas en un año.
A continuación, ocho formas en que la automatización del programa de cumplimiento ayuda a ahorrar tiempo y dinero:
1. Recopilando datos e información
La Alta Dirección, el Oficial de Cumplimiento y todos los profesionales con funciones de compliance en la organización, necesitan un flujo de información constante y confiable para tomar decisiones y diseñar e implementar acciones efectivas para asegurar el cumplimiento de todas las obligaciones.
La debida diligencia, por otra parte, también necesita volúmenes altos de datos e información, lo cual se multiplica cuando el número de terceros es elevado. Reunir datos e informes de forma manual ocupa mucho tiempo, aun para empleados muy diligentes.
La automatización del programa de cumplimiento permite recopilar la información a través de procesos automáticos, emitir alertas y notificar a las personas interesadas para que aborden los problemas de inmediato. Por lo que no solo se ahorra tiempo, sino que también se gana en efectividad.
2. Incorporando nuevas obligaciones a la gestión
Gobiernos, organismos regulatorios, las comunidades supranacionales, ayuntamientos, gobiernos provinciales, agremiaciones de industrias específicas, entre otros, trabajan para producir nuevas leyes, normas o requisitos que se convierten en obligaciones de cumplimiento para las empresas.
Contar con una plataforma de automatización que integra las estructuras normativas actuales y se actualiza de forma periódica, es fundamental para gestionar el cumplimiento actual y el futuro. De forma que, la tecnología se adapte conforme entren en vigencia nuevas regulaciones para no tener que implementar nuevas herramientas de gestión.
3. Estableciendo las necesidades de formación y capacitación
Empleados, en áreas clave, necesitan un mínimo de conocimientos y competencias para que su colaboración con el programa de cumplimiento, y con otras áreas como seguridad de la información, por ejemplo, resulte efectiva.
Los empleados necesitan saber qué hacer, ante una infracción o la posibilidad de ocurrencia de una, con la debida inmediatez. Supervisar la capacitación que se ofrece a cada empleado, y evaluar su efectividad, es una tarea que puede automatizarse con una solución informática.
4. Entregando informes en tiempo real
Para un Oficial de Cumplimiento, un informe de dos meses de antigüedad no es útil. Tomar decisiones con base en información caduca, implica un riesgo para el programa, para la reputación del mismo Oficial y para la organización en general.
La automatización del programa de cumplimiento permite contar con datos e informes inmediatos, en tiempo real. No será preciso solicitar un informe, y esperar a que se surta una cadena de mando hasta que alguien lo procese y lo entregue algunos días después. Los profesionales en el área de cumplimiento pueden, incluso, contar con mapas de calor que muestren problemas reales en el momento actual.
5. Automatizando procesos y flujos de trabajo
Las organizaciones establecen procesos y, dentro de ellos, flujos de trabajo para el cumplimiento de tareas como la debida diligencia. Los empleados, usualmente saben qué les toca hacer y cuándo deben hacerlo.
Además de consumir mucho tiempo de los trabajadores, es probable que alguien olvide una tarea, no pueda realizarla por falta de tiempo o, tan solo, considere que no es tan importante y decida dejarla para otro día.
Cualquiera de esos eventos generará un contratiempo en el programa. La automatización, además de liberar tiempo para los empleados, evita que se tomen decisiones al libre albedrío, se olviden las tareas, se pospongan o se eviten.
6. Mejorando la productividad
La productividad de un programa de cumplimiento que no se ha automatizado dependerá del tiempo disponible de los empleados con responsabilidades, de su buena actitud para cumplir con sus tareas y de su capacidad para hacerlo.
Es un hecho que, en muchas ocasiones, uno o varios empleados con funciones en la gestión de cumplimiento, suelen desarrollar tareas principales para las que fueron contratados. Las ocupaciones del programa de cumplimiento pueden ser secundarias. Esto se suele traducir en empleados que se ocupan de sus responsabilidades en el área de compliance cuando están cansados o con escasa motivación tras una larga jornada de trabajo.
Contar con herramientas que facilitan y agilizan la gestión es básico para aumentar la productividad, alcanzar los objetivos propuestos y garantizar el cumplimiento general.
7. Garantizando la seguridad de los datos y la integridad de la información
Con la entrada en vigencia del RGPD – Reglamento General de Protección de Datos —, el panorama de cumplimiento cambia, ubicando la Seguridad de Datos y de la Información en el primer lugar de obligaciones de cumplimiento.
Los riesgos son altos, debido al incremento en el número de personas que trabajan para franquear controles y encontrar vulnerabilidades. La automatización del programa de cumplimiento obliga a la adopción de todas las políticas de la organización, en el tema de ciberseguridad y seguridad de la información, minimizando el poder de las amenazas y asegurando reacciones efectivas inmediatas.
8. Supervisando todos los frentes de cumplimiento
Las organizaciones tienen obligaciones de cumplimiento con sus clientes, con sus trabajadores, con el gobierno y con los organismos reguladores de su industria. Las áreas son igualmente diversas: calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo, seguridad de la información…
Destinar empleados a cubrir cada uno de estos frentes resultaría en extremo costoso. La sola gestión de riesgos en cada área es una tarea que desborda la capacidad de cualquier equipo de trabajo.
La automatización del programa de cumplimiento permite supervisar la evolución del marco regulatorio en cada campo, mostrando informes visuales inmediatos para el estado del cumplimiento en cada área, reduciendo esfuerzos y garantizando la calidad de la información entregada.
Software ISO 37301 de ISOTools
La automatización del programa de cumplimiento es el objetivo principal del Software ISO 37301 de ISOTools. Esta solución, basada en la nube, cuenta con funcionalidades avanzadas para cubrir todas las áreas de la organización y garantizar el cumplimiento en todos los niveles, e incluso, en todas las ubicaciones cuando la organización tiene intereses en diferentes naciones.
La gestión de cumplimiento necesita que se realicen muchas tareas a diario. Esas tareas se pueden automatizar, dejando tiempo libre a la oficina de cumplimiento para desarrollar trabajos más importantes, como predecir el rumbo de las diferentes normativas o planear estrategias para reducir riesgos. Encuentra información completa aquí.
