8 consejos para construir un plan de comunicación de compliance satisfactorio
La comunicación, dentro de un sistema de gestión de riesgos contra el cumplimiento basado en la norma ISO 19600, es un requisito de gran importancia, pero también una necesidad. Un plan de comunicación de compliance, que garantice que el mensaje llegue a los empleados, los clientes, proveedores y todas las partes interesadas, se convierte, por tanto, en un elemento integral e imprescindible del sistema de gestión.
Debido a su importancia, el plan de comunicación de compliance debe construirse con esmero. Y contar, para ello, con algunos consejos puede ayudar a lograrlo satisfactoriamente.
Consejos para construir un plan de comunicación de compliance exitoso
Involucrarse en los procesos comunicativos y disponer de un plan de comunicación es algo esencial y así lo entienden la gran mayoría de las organizaciones distinguidas con las mejores prácticas éticas.
La capacidad o la habilidad para ser un buen comunicador es una de las características que debe tener un buen oficial de cumplimiento. Además, seguir los 8 consejos que ofrecemos a continuación resulta imprescindible para que este profesional desarrolle con éxito sus tareas comunicativas.
1. Defina sus objetivos
Partiendo del objetivo básico de que todos sepan que se ha implementado un sistema de compliance, la organización puede proponerse distintas metas. Tal vez lo que quiera es crear una cultura de cumplimiento, impulsar el cumplimiento de algunos requisitos o dar a conocer todos y cada uno de ellos. Todos son válidos. Lo importante es saber exactamente cuál es el fin.
2. Conocer a la audiencia
Es importante saber a quién nos dirigimos. Es preciso determinar cuántos son, cuál es su nivel cultural y socioeconómico, su relación con la organización y demás aspectos relativos a ellos. Conocer esta información permitirá definir el lenguaje, el canal y los recursos que se asignarán.
3. Aprovechar las comunicaciones internas
A veces, la audiencia puede sentirse agobiada con nuevos canales o nuevos comunicados. Si incluimos el mensaje en un boletín habitual de la alta dirección o de recursos humanos, la entrega y recepción puede resultar más fluida.
4. Conozca las necesidades de formación de sus empleados
Resulta evidente que la mayor parte de la audiencia está conformada por los empleados. Así, para que algunos o muchos de ellos logren entender el mensaje propuesto en el plan de comunicación de compliance, es probable que requieran pasar por un proceso de formación. El consejo es determinar estas necesidades y subsanarlas.
5. Evaluar los recursos disponibles
Desarrollar y ejecutar el plan de comunicación de compliance requiere recursos. La elaboración del contenido, las personas que los desarrollarán, los canales a emplear, todo ello consume recursos. Evaluar la disponibilidad de esos recursos y asegurarlos, garantizará la eficacia del plan y el logro del objetivo propuesto.
6. Verificar la capacidad tecnológica
Para lograr una comunicación efectiva que garantice el cumplimiento conforme a ISO 19600, es necesario elegir el contenido preciso y también el modo adecuado de trasmisión. La decisión implica considerar el tono, el lenguaje y la cultura de los destinatarios. Siempre hay que valorar si la opción empleada es la mejor admitida y la que tendrá mayor eficacia. No necesariamente todos los contenidos tienen que ser artículos o textos. Podrían incluirse vídeos o mapas interactivos relativos al cumplimiento y la ética.
7. Seleccionar los contenidos
Así, es preciso escoger qué queremos trasmitir y con qué profundidad. Asimismo, en base a lo anterior, será necesario comprender qué contenidos se difundirán vía mail, cuáles, en publicaciones en intranet, o si algún contenido puede ser interesante para comunicarlo a través de vídeo, por ejemplo.
8. Evaluar los resultados y realizar los cambios necesarios
A pesar de la minuciosidad de la planificación, algunas cosas no salen como se proyectan. Por ello, no hay que olvidar revisar el plan de comunicación de compliance con cierta frecuencia y realizar los ajustes necesarios, siempre teniendo en cuenta los comentarios de la audiencia.
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