7 pasos para manejar conflictos de interés eficazmente
Los conflictos de interés pueden surgir en todo tipo de organizaciones. Tienen lugar cuando los intereses de los empleados y la entidad no son concordantes, es decir, cuando la imparcialidad del empleado queda en entredicho. En esas ocasiones, el riesgo de corrupción o de actos inadecuados se incrementa y, por ello, saber manejar conflictos de interés se convierte en una necesidad a la hora de prevenir situaciones como el soborno.
Pasos para manejar conflictos de interés en forma eficaz
La clasificación básica que se suele emplear en la gestión de conflictos de interés diferencia tres tipos de conflictos:
- Actuales, donde el conflicto de interés ya existe.
- Potenciales, donde podría ocurrir el conflicto o es probable que ocurra porque se dan las condiciones apropiadas para ello.
- Percibidos, donde otras personas piensan que se presenta un conflicto de interés, aunque no haya evidencias que lo demuestren.
Es importante tener en cuenta que incluso cuando una persona no se ha visto comprometida, si otros suponen que es así, ya representa un problema. Manejar conflictos de interés de forma eficaz requiere tomar una actitud imparcial y seguir estos pasos:
1. Definir una política clara y acertada
Es preciso elaborar una política clara y eficaz, que explique de forma pedagógica a los empleados cuáles son los comportamientos o relaciones que intervienen en un conflicto de interés o cuándo este tiene lugar. Además, es necesario que se señale la importancia de evitar esas situaciones si es posible, o reportarlas oportunamente para tomar las acciones correspondientes.
La política debe evitar el léxico jurídico complicado e intimidatorio y optar por un lenguaje cercano que transmita un mensaje muy claro: no es malo tener algunas relaciones, pero es fundamental reportarlas y no dejar que alguien imparcial decida sobre los aspectos del negocio donde pueden presentarse conflictos de interés.
2. Obtener información completa de empleados, contratistas y vinculados
No se puede manejar conflictos de interés si no se conocen. Particularmente, a medida que las organizaciones crecen, es frecuente trabajar con un número creciente de empleados, contratistas y proveedores. Es importante saber para quién más pueden estar trabajando y si hay algo en sus relaciones laborales o familiares que pueda generar conflicto con los negocios de la organización. Y por ello, toda esa información debe ser conocida de modo completo.
Esto no significa que su organización deba dejar de contratar a alguien por un posible conflicto de interés. Pero debe saber que existe la posibilidad y tomar las medidas para afrontarlo de modo correcto si esto ocurre.
3. No limitar las relaciones sociales entre los empleados
El amor, la amistad y la camaradería son expresiones sociales habituales entre compañeros de trabajo. Cuando aparecen, el potencial de conflictos de interés aumenta considerablemente. Algunas organizaciones intentan evitar relaciones románticas entre sus empleados, lo que se traduce generalmente en la aparición de mentiras sobre el tipo de relaciones que se incuban entre ellos.
Es más adecuado permitir estas relaciones, asegurar que sean reportadas y tomar medidas para limitar los efectos de un posible conflicto de interés. En este sentido una persona nunca debe ser administrada o supervisada por su pareja sentimental o cónyuge, ni debe participar en las evaluaciones de desempeño de la misma.
4. Ante conflictos evidentes, busque la participación de mediadores externos
Es posible que surja un conflicto de interés de serias repercusiones y altas dificultades para ser manejado. Esto es así, por ejemplo, cuando un empleado comenta a su superior que ha sido objeto de acoso sexual, intimidación o de propuestas de soborno por parte de un alto directivo, que resulta ser sobrino del presidente de la organización.
Para el superior inmediato así como para el presidente de la empresa no resulta posible participar en una investigación sin que los demás empleados presuman el sesgo en sus determinaciones. Por tanto, estos deben echarse a un lado y contactar con mediadores profesionales especializados que se encarguen de investigar y solucionar el problema.
5. Mantener registros detallados de todos los casos
Mantener una hoja de cálculo en Excel ya no se considera una acción proactiva de cumplimiento, ya que hoy existen otras opciones más avanzadas y con mayores posibilidades. Implementar una solución tecnológica basada en la nube que permita conservar y acceder fácilmente a información confiable sobre todas las investigaciones de conflictos de interés llevadas a cabo históricamente ofrece numerosas oportunidades.
En base a esta información, los profesionales encargados del programa pueden desarrollar verdaderas estrategias proactivas que analicen estadísticas, permitan identificar factores de riesgo y tomar decisiones fundamentadas.
6. Capacitar y entrenar a los empleados clave
Las sesiones de orientación de contratación y la capacitación de actualización continua representan una base sólida para la prevención de conflictos de interés. Pero para que el entrenamiento se convierta en una herramienta eficaz, cada área, cada departamento, debe ser primero evaluado por su potencial riesgo para la aparición de escenarios que facilitan el desarrollo de conflictos. Así se puede proponer una formación específica que considere los problemas propios de cada área.
7. Administrar y documentar los procesos de declaración y resolución de conflictos de interés
Los empleados deberían declarar cualquier caso de conflicto de interés real, potencial o percibido en el momento de la contratación o cuando confirmen su existencia. Para ello, deben encontrarse familiarizados con los procesos para la presentación de estas declaraciones. Y estos procesos deben ser sencillos y eficazmente gestionados.
Cada organización debería poder adaptar el proceso para manejar conflictos de interés eficazmente a sus propias condiciones o necesidades. No siempre es fácil y, finalmente, las soluciones automatizadas terminan siendo la opción más idónea.
Software ISO 37001 de ISOTools
La mejor manera de manejar conflictos de interés es a través de medios modernos y eficaces. Desde ISOTools hemos ido más allá de las herramientas para documentar y registrar estos conflictos.
Hemos desarrollado el Software ISO 37001, que apoya la planificación, la evaluación y el registro de las acciones formativas y facilita la comunicación al disponer de un canal de consultas éticas y un canal de denuncias, entre otras funcionalidades. Asimismo, permite el análisis y los procesos de investigación estructurados.
