7 estrategias para prevenir el soborno y la corrupción en el entorno laboral

Prevenir el soborno y la corrupción es una prioridad para las organizaciones. El problema representa costes billonarios para las organizaciones que padecen actos de corrupción, soborno y otras actividades que van contra la ley y las mejores prácticas éticas.

Por otra parte, pero en el mismo sentido, los gobiernos estrechan la vigilancia y el control. En mayo de 2023 la Comisión Europea propuso una Directiva que busca armonizar los instrumentos de Derecho Penal de los diferentes países del continente, a la vez que aumenta las penas y establece restricciones para prevenir el soborno y la corrupción en organizaciones estatales y gubernamentales, pero también en empresas privadas.

El Reino Unido ha hecho lo propio al crear una ley específica de lucha contra el soborno, y una Agencia Nacional contra el Crimen. En este contexto, es claro que prevenir el soborno y la corrupción deja de ser un anhelo o un deseo para convertirse en una necesidad imperiosa.

¿Cómo prevenir el soborno y la corrupción en el entorno laboral?

Una buena idea es iniciar la tarea en casa. La labor es estratégica y requiere tacto y habilidad para no generar un rechazo en los empleados y otras partes interesadas. En síntesis, se trata de crear un programa o sistema anticorrupción. Los pasos para seguir son:

1. Crear una política anticorrupción y antisoborno

La mejor forma para que algo se haga o deje de hacerse es decirlo. Pero no es lo mismo que alguien en un nivel medio de la organización lo diga, a que lo haga la Alta Dirección en una política.

La política anticorrupción establece normas, comunica objetivos y asigna responsabilidades. Pero, sobre todo, expresa el compromiso de la Alta Dirección con la transparencia y las mejores prácticas comerciales.

2. Fortalecer la cultura ética

La cultura ética la conforman tres elementos: el conocimiento, el respeto y la práctica cotidiana. Esto significa que los empleados, en todos los niveles, necesitan conocer las normas y las políticas de la organización, acatarlas y respetarlas y ponerlas en práctica en sus actividades diarias.

Sí esto sucede, es posible decir que hay cultura ética en la organización. El trabajo de prevenir el soborno y la corrupción será más fácil en adelante. Por supuesto, hay mucho por hacer para lograrlo: charlas, comunicaciones, programas de formación, mensajes de la Alta Dirección, canales de denuncia, investigaciones ágiles y efectivas…

3. Diseñar procesos efectivos de debida diligencia

Para prevenir el soborno y la corrupción es preciso controlar los terceros alrededor de la organización, y los que están en línea ascendente y descendente en la cadena de suministro.

El instrumento inicial para garantizar la transparencia en operaciones con terceros es la debida diligencia. Los actos de corrupción o soborno de terceros, aunque la organización no esté implicada, terminan generando a la empresa algún grado de responsabilidad.

La debida diligencia requiere investigar al tercero, comprobar sus antecedentes y sus relaciones y establecer posibles puntos de contacto con otros terceros comunes, con empleados, con organismos reguladores o con miembros de la Alta Dirección de la organización.

4. Crear una política clara y estricta sobre obsequios y otro tipo de dádivas

Las cuentas autorizadas para Gastos de Representación, o los habituales y aceptados regalos, invitaciones y otro tipo de dádivas que buscan obtener algunos beneficios comerciales, se convierten en una fachada perfecta para ocultar sobornos.

Es urgente, por supuesto, aclarar la diferencia entre un soborno y un regalo. La tarea corresponde a la Alta Dirección y, como de costumbre, es a través de una política que puede hacerlo.

La política resolverá preguntas como:

• ¿Quiénes están autorizados a recibir obsequios o invitaciones?
• ¿Cuál es el monto máximo en cuanto al valor del obsequio?
• ¿Quién vigilará la interacción posterior a la entrega del obsequio, entre el receptor y la persona u organización que da el regalo?
• ¿Quiénes se excluyen de forma terminante de esta práctica?
• ¿Es posible establecer un procedimiento para compartir obsequios o prebendas entre todos los empleados?

5. Llevar la lucha contra la corrupción a la práctica diaria

Para muchos empleados, sobre todo los que no participan de prácticas de corrupción y soborno, y no piensan hacerlo nunca, el tema es apenas teórico y conceptual.

Para estas personas, que por suerte es la mayoría, la corrupción no es un hecho tangible, real. Es algo remoto que aparece en los telediarios y que involucra a personas de muy alto nivel.

Es necesario traer el tema a la cotidianidad del trabajo diario y concientizar a las personas sobre la inminencia de ocurrencia de este tipo de hechos, o de la posibilidad de que estén pasando en el momento. La amenaza es real y todos deben entenderlo así.

Los pequeños pagos por facilitar un negocio o para agilizar el pago del importe de una factura, son soborno. No aparecerán nunca en los grandes medios de comunicación, pero siguen siendo soborno y corrupción.

6. Identificar las banderas de alerta

Un problema común para los encargados de un programa diseñado para prevenir el soborno y la corrupción es que este tipo de actividades se desarrollan en la sombra.

Sin embargo, hay señales de alerta para detectar la corrupción, que es importante identificar y atender:

• Empleados que se reúnen con personas a solas.
• Cambio de hábitos y gastos excesivos de algunos empleados.
• Empleados que nunca toman vacaciones.
• Empleados que acumulan muchos procesos en los que actúan y toman decisiones solos.
• Insistencia del tercero para tratar siempre con la misma persona dentro de la organización.

7. Automatizar la gestión anticorrupción

Prevenir el soborno y la corrupción es una tarea compleja para cualquier organización. La debida diligencia puede ser una de las herramientas más eficaces por su impacto positivo en el objetivo de evitar que ocurran hechos de corrupción con suficiente antelación.

La debida diligencia, no obstante, es un proceso que requiere procesar grandes cantidades de datos y registros en muy poco tiempo. La atención de canales de denuncia o la celeridad en el desarrollo de investigaciones, que también son instrumentos eficaces para prevenir el soborno y la corrupción, igualmente requieren un apoyo tecnológico para avanzar a una velocidad mayor a la que lo hacen los infractores.

La tecnología, sin duda, es el mejor aliado para la prevención de hechos de corrupción. Un buen ejemplo de ello es el protagonista de nuestro apartado final.

Software ISO 37001 de ISOTools

El Software ISO 37001 de ISOTools es una plataforma, basada en la nube, diseñada para automatizar y digitalizar la gestión contra la corrupción, el fraude, el soborno y otras prácticas similares.

La plataforma entrega información que permite identificar problemas en tiempo real. Dinamiza el proceso de debida diligencia y aporta los elementos necesarios para llevar a cabo investigaciones rápidas y efectivas. Todo inicia aquí.