5 Pasos para implementar un programa de cumplimiento
Implementar un programa de cumplimiento ya se ha convertido en una necesidad, sobre todo para proteger los intereses de organizaciones que trabajan en sectores altamente regulados. Las organizaciones que no cumplen se enfrentan sanciones civiles y penales y, por supuesto, al deterioro de su imagen de marca.
Al implementar un programa de cumplimiento, podemos ver nuestra labor simplificada siguiendo unos pasos que permitan satisfacer los requisitos de ISO 19600. No obstante, siempre hemos de tener en cuenta que lo más importante es satisfacer las necesidades específicas de la organización.
Pasos para implementar un programa de cumplimiento efectivo
Antes de proceder a implementar un programa de cumplimiento, es importante que todos se involucren. Esto implica identificar las partes interesadas apropiadas, los expertos adecuados dentro y fuera de la organización, y las autoridades competentes, de tal forma que se asegure participación y liderazgo en el proyecto desde el inicio.
Todos deben entender la importancia del programa de cumplimiento y lo que debe suceder para que se implemente con éxito. Y deben estar igualmente alineados con los objetivos propuestos.
Aunque parezca un poco anticipado,también es un buen momento para elegir a un oficial de cumplimiento. Este no necesita ser alguien de la alta dirección, pero sí una persona en la que ella confíe y respete. Debe ser alguien con un vasto conocimiento de las normas, regulaciones y legislaciones a las que está sujeta la organización.
La autoridad es un concepto esencial en un programa de cumplimiento. Por eso, el proyecto no puede ser acéfalo desde el inicio. Debe tener un mandato claro para operar.
Pasemos ahora a los 5 pasos que deben seguirse para implementar un programa de cumplimiento:
1. Reunir todas las políticas y procedimientos en un solo lugar
Realizar una auditoría de políticas y hacer un inventario de lo existente, es un buen punto de partida. Esto ayuda a establecer una línea de base para el trabajo que viene a continuación.
Por ejemplo, la compilación de políticas existentes puede evidenciar que se encuentran desactualizadas, fuera de contexto o fuera de alcance o puede descubrir un vacío que precisa de un procedimiento nuevo.
En algunos casos, todas las políticas y los procedimientos incluirán un manual para empleados. En otros casos, deberán compilarse en toda la organización, ya que los diferentes departamentos tienen diferentes conjuntos de procedimientos operativos.
2. Revisar políticas y establecer un plan
Después de recopilar todo, es preciso revisar las políticas y los procedimientos para garantizar que no contravengan regulaciones actuales, los objetivos del sistema o las expectativas de liderazgo. Se identificarán los documentos o procedimientos duplicados o que se enfrentan entre sí.
Lo siguiente es elaborar un plan para actualizar lo que necesita serlo. Hay que definir quién hará esas actualizaciones, quién las aprobará y en qué orden… De la cantidad y la complejidad de documentos que requieran actualización dependerá el tamaño del calendario del proyecto.
3. Realizar una evaluación de riesgos
La razón principal para implementar un programa de cumplimiento es proteger a la organización contra el riesgo que representa el incumplimiento normativo. Para ello, es importante, después de definir el marco legal en el que se opera, obtener una visión total de los riesgos a los que se enfrenta la organización. Esto, por supuesto, implica realizar una evaluación de riesgos.
El análisis de riesgos no es muy diferente al que se realiza en otros escenarios como la gestión de la calidad o del medio ambiente. De hecho, puede resultar un poco más fácil, puesto que las consecuencias del incumplimiento son previsibles y cuantificables. La misma norma, ley, decreto o regulación, indica la sanción.
4. Comunicar
Si queremos que el programa de cumplimiento sea eficaz y eficiente, entonces una comunicación clara, abierta y consistente es clave. Desde el inicio, todos los empleados deben comprender la importancia y los beneficios del programa. De lo contrario, será solo otro conjunto de reglas a seguir.
Un aspecto crítico del programa se enfoca en la comunicación al inicio, pero también en relación a los cambios y las políticas que se actualizarán en el futuro. Si entienden el por qué y está claro lo que la organización espera de ellos, los empleados estarán dispuestos a aceptar los cambios.
Por todo esto, parte integral de la comunicación es la formación. No es suficiente con actualizar una política, el empleado debe comprenderla y saber cómo se aplica en su trabajo diario.
5. Seguimiento y revisión continua
Para que el programa de cumplimiento sea exitoso, no solo se debe monitorear el cumplimiento de los empleados, sino también incorporar revisiones y actualizaciones periódicas de las políticas. Establecer un proceso de monitoreo y revisión desde el inicio, garantiza que el programa siga siendo relevante y cada día sea más eficiente.
Las actividades de revisión y monitoreo conducen a la identificación de empleados que no cumplen. Conviene incorporar la responsabilidad en el programa por adelantado, incluyendo directrices y protocolos disciplinarios claros, que se apliquen de manera activa y constante.
Además, se tendrá que documentar el reconocimiento y la capacitación de los empleados relacionados con el programa. De este modo, se puede probar que han tenido acceso a todos los recursos y la capacitación para hacer lo que se espera y la oportunidad de corregir sus errores.
Software ISO 19600 de ISOTools
Llevar a cabo estos 5 pasos resulta mucho más sencillo con el software ISO 19600. Esta solución tecnológica cuenta con una aplicación para facilitar la recopilación, actualización y control centralizado de normativas y políticas y ofrece una visión panorámica del estado de cumplimiento de las mismas. También permite identificar, analizar, evaluar y gestionar los riesgos del sistema de compliance.
Además, esta herramienta de ISOTools dispone de medios para una comunicación constante y fluida con los empleados a la vez que permite realizar un seguimiento de los mismos y las acciones formativas.
Si desea implementar un programa de cumplimiento y necesita obtener información adicional sobre este software, no dude en contactar con uno de nuestros profesionales.
