5 formas en las que el software de cumplimiento ayuda a las organizaciones
Las organizaciones tienen un inventario de obligaciones de cumplimiento extenso. Pero, ¿la magnitud del terreno a cubrir justifica la implementación de un Software de Cumplimiento?
Solo hacer un repaso por los numerosos frentes a cubrir, proporciona la respuesta a la pregunta: Protección de Datos, Seguridad de los Trabajadores, Gestión Anticorrupción, Calidad, Medio Ambiente, normas, leyes, acuerdos, contratos, compromisos con la comunidad…
Y esto se multiplica, cuando se trabaja en diferentes localizaciones, aun dentro del mismo país, por no hablar del alcance sobre otros continentes. La automatización del programa, utilizando un Software de Cumplimiento, es la forma adecuada de garantizar el cumplimiento íntegro de todas las obligaciones.
¿Qué es un Software de Cumplimiento?
Un Software de Cumplimiento es un desarrollo tecnológico diseñado para automatizar las tareas que, usualmente, conforman un programa o un sistema de gestión de cumplimiento.
Este tipo de soluciones establece flujos de trabajo, asigna tareas específicas, envía notificaciones, alerta sobre retraso de actividades o la presencia de problemas. Pero lo más destacable en las funcionalidades de un Software de Cumplimiento es la capacidad para procesar un alto número de datos sobre terceros, y realizar complejos análisis con ellos, para entregar como resultado información clave para prevenir infracciones de cumplimiento, pero también posibles riesgos de corrupción. Es lo que se conoce como la Debida Diligencia.
¿Cómo puede un Software de Cumplimiento ayudar a una organización?
Son evidentes, apenas mencionando las funcionalidades, los aportes que puede hacer el Software de Cumplimiento a las organizaciones. Sin embargo, es posible hablar con detalle de algunas muy puntuales:
1. Conocer y entender todas las obligaciones de cumplimiento
Con un marco regulatorio cada vez más extenso, diverso y global, las organizaciones tienen problemas para hacer un inventario de todas sus obligaciones.
Algunas de esas obligaciones son voluntarias y unilaterales. Las obligaciones de otras compañías no tienen por qué ser exactamente las mismas que las de la organización. Por eso es tan importante que el software de cumplimiento ofrezca plantillas de gestión que se adapten a todas las industrias, personalizables, que permitan agilizar procesos y alcanzar el primer gran objetivo: obtener un inventario completo de obligaciones legales, normativas, regulatorias, contractuales…
2. Trazabilidad sobre tareas y actividades
Para muchas personas que lideran programas de cumplimiento, la asignación y seguimiento de las tareas y actividades que demanda la gestión, es un verdadero cuello de botella.
Un software especializado automatiza esta tarea, notificando a las personas indicadas la asignación de una tarea, y haciendo seguimiento a ella, emitiendo alertas sobre el incumplimiento o la proximidad de tal circunstancia. Esto se hace desde una plataforma centralizada, que permite obtener una perspectiva completa de la evolución de la gestión.
3. Gestión de Riesgos
El primer objetivo de la gestión de cumplimiento es identificar amenazas, prevenirlas y tratarlas. La gestión de compliance implica tantos riesgos como obligaciones tenga la organización.
Predecir incumplimientos y prevenirlos, es una tarea que se puede automatizar con un software de cumplimiento. La información precisa que ofrece el programa, por otra parte, ayuda a los profesionales a tomar decisiones a tiempo, reducir la probabilidad de impacto negativo y evitar cualquier posibilidad de incumplimiento.
4. Responder a las amenazas
La Gestión de Riesgos trabaja para eliminar la mayoría de las amenazas y minimizar el impacto de otras. Pero siempre existirá la probabilidad de una infracción de cumplimiento.
Tener planes de contingencia para afrontar el evento y retomar el rumbo, con un tiempo de respuesta muy corto, reducirá el efecto negativo del incumplimiento. Y esto depende de la capacidad que tenga la organización para ejercer seguimiento continuo sobre la gestión, en todo momento, y responder a un incidente en el mismo momento en el que se presenta.
5. Integración fácil con otras herramientas ofimáticas y de compliance
Muchas organizaciones, antes de automatizar la gestión, han aprovechado las funcionalidades de populares herramientas ofimáticas y algunas soluciones de compliance, y han avanzado en esa tarea.
Esos esfuerzos no tienen por qué desecharse. El software de cumplimiento se integra con esas herramientas, e incluso con otras que persiguen objetivos transversales, como los de anticorrupción, por ejemplo.
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