5 formas de impulsar y mejorar el sistema compliance de la organización

La oficina de cumplimiento tiene muchas preocupaciones en su agenda. Una de ellas es mantener el interés y la actualidad del sistema compliance de la organización.

Mientras la organización crece, las expectativas y obligaciones de cumplimiento también lo hacen. El sistema compliance necesita adquirir capacidad de respuesta, robustez y eficacia.

Existen diferentes estrategias para impulsar y mejorar el sistema compliance, algunas de ellas de comprobada efectividad. Seleccionamos, a continuación, cinco muy interesantes que permiten mejorar el sistema, potenciar sus beneficios y hacerlo más productivo.

¿Cómo mejorar e impulsar el sistema compliance de la organización?

Los oficiales de cumplimiento buscan aliados en todas las áreas y todos los niveles de la organización. El cumplimiento es un tema que interesa a todos, y que encuentra obligaciones en cualquier punto de la organización. La idea es encontrar elementos que contribuyan a multiplicar esfuerzos y, por supuesto, resultados positivos.

Cinco estrategias efectivas para impulsar y mejorar el sistema compliance son:

1. Introducir la ética en todos rincones de la organización

El cumplimiento es en esencia hacer las cosas bien. Las organizaciones en las que hay cultura ética, y esa cultura forma parte del quehacer diario de todos los trabajadores, difícilmente tienen problemas de compliance.

Esto implica considerar dos elementos clave: concienciación y capacitación. Lo primero se logra con el ejemplo y lo segundo con formación. Es necesario que la ética forme parte de charlas, foros, conversaciones, material impreso, comunicaciones, emails…

La ética se convierte así en el faro que guía a los empleados en momentos en los que surgen dudas entre lo que dice el manual de conducta y lo que sugieren los objetivos comerciales. Conflictos de interés o vacíos en las políticas o manuales de procedimientos se resuelven acudiendo a la ética.

2. Incluir el cumplimiento en contratos con terceros

El sistema compliance necesita cobertura sobre los terceros. Por supuesto, no siempre es posible verificar el cumplimiento de proveedores, contratistas o socios comerciales.

Los contratos que se firman con terceros son la mejor herramienta para garantizar el cumplimiento de personas y organizaciones con las que se tienen acuerdos. La cobertura en seguridad social de trabajadores subcontratados, por ejemplo, es una obligación de cumplimiento que corresponde a la organización para la cual trabajan esos contratistas. Si no se incluye esta obligación, de forma clara y expresa en el contrato, es probable que esa organización ignore o evada esa responsabilidad.

El contrato es el mecanismo ideal para inducir a terceros a cumplir, y, así mismo, multiplicar la cultura de cumplimiento de forma vertical.

3. Garantizar la confidencialidad de los informantes

Los canales de denuncia o de recepción de informes sobre infracciones de conducta, éticas y de cumplimiento, han demostrado gran efectividad en sistemas compliance y en programas anticorrupción.

Son tan efectivos que han sido normalizados y son en el momento una obligación regulatoria en muchos Estados, y en toda la Unión Europea. El éxito de estos canales está en la capacidad para conservar la confidencialidad y el anonimato de los informantes.

Si no se protege la confidencialidad, el canal, y el sistema en general, pierde confianza.

4. Probar los controles internos

Los controles internos son las válvulas del sistema compliance. De su eficacia depende que el sistema reciba recursos adecuados, que los objetivos se alcancen y, sobre todo, que no se presenten incidentes o infracciones de cumplimiento.

Los controles internos se diseñan con la mejor intención y se implementan con base en técnicas de ingeniería de procesos que han sido probadas en muchas ocasiones. Pero las condiciones pueden cambiar, el contexto puede ser otro o, incluso, el marco regulatorio puede convertir un control eficiente en uno obsoleto.

Por eso es tan importante revisar con frecuencia los controles internos, verificar su eficacia y establecer indicadores para calificar su efectividad.

5. Incorporar tecnología al sistema compliance

El cumplimiento tiene alcance sobre todas las áreas y está presente en todos los niveles de la organización. Es imposible cubrir tantos frentes, procesar datos y analizar informes, sin la ayuda de una plataforma especializada en Gestión de Cumplimiento.

El análisis de datos es esencial para un Oficial de Cumplimiento. Algunas organizaciones inician este camino con hojas de cálculo. Esto permite realizar algunos análisis básicos. Pero quedan por fuera muchos procesos de debida diligencia, la gestión de documentos y la gestión de canales de denuncias, entre otros elementos muy importantes para un sistema compliance.

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La trazabilidad en procesos de investigación de denuncias, por ejemplo, es otro elemento clave para el éxito de un programa de cumplimiento. La credibilidad y la transparencia son fundamentales para mantener el sistema y ampliar la adhesión y el compromiso de los empleados.

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