5 consejos prácticos para la gestión de políticas y procedimientos
Muchos problemas de corrupción y soborno en organizaciones reconocidas podrían haberse prevenido gracias a una adecuada gestión de políticas y procedimientos. Incidentes menores como robos, o conductas cotidianas indebidas de los empleados también pueden tener el mismo denominador común: ausencia de gestión de tales documentos.
Cuando hablamos de una adecuada gestión de políticas y procedimientos, nos referimos a alcanzar el compromiso de los empleados en la gestión anticorrupción, y no solamente cumplir con el requisito de una norma y asegurar la protección legal para la organización.
Para que las políticas y los manuales de procedimientos logren el compromiso esperado de los empleados, es preciso seguir cinco principios clave, que compartimos ahora.
Consejos para una adecuada gestión de políticas y procedimientos
Las políticas deben centrarse en obtener el compromiso de los empleados, sin sacrificar los mejores intereses para la organización. 5 consejos pueden ayudar a un oficial de cumplimiento en esta labor:
1. Una acertada comunicación influye en el comportamiento del empleado
A veces el problema no reside en la redacción, en el camino que sigue el documento para su aprobación, o en el lugar en el que se archiva, sino en la forma en que se comunica.
Con el tiempo, hemos aprendido que la adhesión al contenido de un documento se produce durante la comunicación. Los procesos de capacitación, los foros, los lugares en los que se distribuye la información, tienen una importancia definitiva en la comprensión y aceptación del contenido.
Es más. No siempre basta con comunicar. También es preciso comprobar la comprensión y la aceptación del contenido. Es bueno insistir sobre el mismo tema muchos días, para luego, tras un receso, monitorear los niveles de comprensión y aceptación.
2. Aprovechar incidentes críticos para recalcar el mensaje de la política
Cuando aparecen evidencias de soborno o corrupción, o tan solo sospechas, se presenta una gran oportunidad de enfatizar en el mensaje de las políticas y procedimientos, recalcando que se trata de una aspiración de la alta dirección.
La gestión de políticas y procedimientos es una herramienta que, asociada a un programa de denuncia anónima adecuado, influye muy positivamente en la cultura ética de los empleados. Por tanto, es importante aprovechar la oportunidad que representan los incidentes para comunicar y enfatizar normas y políticas.
3. Incorporar las políticas a los acuerdos contractuales
Cuando lo señalado en las políticas y procedimientos forma parte de acuerdos contractuales es más fácil lograr que quienes intervienen en tales acuerdos actúen de conformidad. Pero los acuerdos contractuales no solamente se suscriben con proveedores y clientes. También los contratos con empleados, socios, e incluso, miembros de la alta dirección pueden incorporar referencias a esta cuestión .
Esto, además, ayuda a la organización a demostrar que sus acciones y sus decisiones siempre han estado encaminadas a evitar y prevenir actos de corrupción y soborno.
4. Actualizar y modificar políticas cuando cambie el contexto de la organización
Las políticas son el resultado de una evaluación de regulaciones, normas, condiciones comerciales, todas ellas dinámicas y cambiantes y todas ellas elementos fundamentales del contexto de la organización.
Las normas cambian, las políticas cambian. El cambio de una regulación obliga a actualizar políticas. Tan a menudo ocurren los cambios, que en algunas organizaciones la actualización de políticas se lleva a cabo de forma semestral.
5. Aprovechar la tecnología y la automatización en la gestión de políticas y procedimientos
La gestión de documentos, desde la creación hasta la comunicación, pasando por la aprobación y el control de versiones, es uno de los puntos más críticos en cualquier sistema de gestión.
En pequeñas organizaciones un procesador de texto va bien. Pero en medianas y grandes empresas, se requiere de una solución tecnológica con funcionalidades de gestión de documentos, que facilite el acceso y el control seguro de la información.
Software ISO 37001 de ISOTools
El Software ISO 37001 de ISOTools es la solución ideal para la gestión documental en un sistema antisoborno. Se trata de un desarrollo tecnológico de alto nivel que proporciona las funcionalidades requeridas para optimizar las labores en ese tipo de sistemas.
Este software permite gestionar documentos, otorgando accesos, almacenando las versiones anteriores, aplicando un efectivo control de las mismas y su paso por las diferentes etapas. De este modo, se evita el error y la difusión de información desactualizada.
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