4 Razones por las que fallan los programas de compliance
Los programas de compliance son un factor clave para la buena gobernanza. Alcanzar el cumplimiento legal y proteger a la organización ante posibles incumplimientos particulares son algunos de sus propósitos más importantes de ellos. Y de ahí su enorme relevancia.
Sin embargo, en ocasiones los programas de compliance fallan por algún motivo que conviene conocer para poder evitarlo y asegurar que estos programas cumplan con sus objetivos.
¿Qué son los programas de compliance?
Compliance es un anglicismo que se ha acuñado con gran éxito en el entorno de ISO 19600. Bajo este mismo entorno, podemos definir compliance como “el conjunto de procesos, estándares, valores y políticas aplicables en una organización, por parte de sus directivos y empleados, para garantizar la conformidad con las normas, regulaciones, leyes y disposiciones, tanto internas como externas».
Son muchos frentes de atención requeridos, y cada uno de ellos involucra muchos aspectos, razón por la cual es preciso crear programas de cumplimiento. Las organizaciones establecen estos programas de compliance para asegurar cumplir con las exigencias legales y normativas y para prevenir riesgos de cumplimiento.
Se trata de planes que contienen el marco regulatorio que concierne a la organización y que prevén los posibles riesgos de incumplimiento que puedan tener lugar, así como las sanciones derivadas de tales incumplimientos.
Razones por las que fallan los programas de compliance
Los programas de cumplimiento ayudan a crear una imagen positiva de la organización, constituyen un factor de confianza para clientes y proveedores, y una garantía de buen gobierno para los accionistas.
Lograr que estos programas cumplan su propósito parte de evitar 4 razones habituales por las que pueden fracasar:
1. Falta de apoyo y liderazgo de la alta dirección
En muchas organizaciones, la alta dirección considera que el cumplimiento es una tarea que incumbe exclusivamente al departamento legal y al oficial de cumplimiento. Pero eso no debe ser así.
Un programa de compliance, en una organización en la que la alta dirección no asume el liderazgo, está destinado al fracaso. La alta dirección marca la cultura corporativa de la organización de muchas formas, y dentro de ella se encuentra la gestión de cumplimiento. Una de esas formas es mostrar comportamientos y asumir posiciones que son imitadas por los empleados en todos los niveles.
Sin el apoyo de la alta dirección, el sistema de cumplimiento será débil y nadie lo tomará en serio.
2. No atender las quejas y las denuncias
Los programas de cumplimiento, así como los sistemas de gestión antisoborno, encuentran en las quejas y denuncias información valiosa que contribuye a la mejora y a la efectividad del sistema. Los empleados que las presentan desean ser escuchados y sentir que su información ha sido tenida en cuenta.
Pero si estos informes no son tomados en serio, no se investigan y no se toman las acciones necesarias, los recursos destinados a sostener los canales de denuncias y quejas estarán siendo desperdiciados. Y los empleados se sentirán desmotivados y dejarán de acudir a esos canales de información.
3. Desestimar el aporte de los empleados al sistema
Relacionado y derivado de la razón expuesta en el apartado anterior, pensar que los empleados no necesitan involucrarse y comprometerse con los programas de gestión de cumplimiento es un error grave que los condena al fracaso.
Los programas de cumplimiento no solo necesitan responder a las necesidades de los empleados. Requieren que ellos se involucren y se comprometan. De lo contrario, no los sentirán como suyos y, por supuesto, no participarán activamente de ellos.
4. No utilizar las herramientas tecnológicas adecuadas
Todas las organizaciones utilizan de un modo u otro la tecnología para crear, promover y comunicar sus programas de cumplimiento. Pero los procesadores de texto, las hojas de cálculo y las cuentas de correo electrónico no necesariamente son herramientas adecuadas.
Este tipo de herramientas tecnológicas son proclives al error humano, la alteración o la pérdida. Pero existen otro tipo de soluciones, como el software ISO 19600, que sí representan un modo idóneo de realizar estas tareas.
Software ISO 19600 de ISOTools
Un software de gestión de cumplimiento, o compliance, es una herramienta tecnológica que automatiza tareas necesarias para alcanzar la efectividad en un programa de cumplimiento.
El software ISO 19600 de ISOTools es una de estas aplicaciones. Estructurada en base a los requisitos de la norma internacional ISO 19600, esta solución ayuda a administrar los programas de compliance y promueve los canales de comunicación y de denuncia, entre otras funcionalidades.
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