12 métricas de denuncias de irregularidades que es esencial medir
Elegir métricas de denuncias de irregularidades relevantes, oportunas y efectivas, potencia el beneficio invaluable que ofrecen los informes que se reciben a través de los diferentes canales implementados por la organización para ese propósito.
En la actualidad, las organizaciones europeas con más de 50 empleados deben contar con canales de denuncias, procesos de investigación y procedimientos establecidos para garantizar la seguridad de los informantes. Pronto, esta será una obligación para todas las organizaciones.
Entonces, ¿por qué no aprovechar aún más el potencial de los informes? Este es el objetivo primordial para definir métricas de denuncias de irregularidades. Pero también es importante entender que la única forma para saber si se están haciendo bien o no las cosas, es contar con los indicadores precisos que así lo indiquen o, por el contrario, evidencien los problemas y las deficiencias.
¿Cuáles son las métricas de denuncias de irregularidades que no se pueden dejar de medir?
La gestión anticorrupción también requiere que se haga seguimiento y se mida la efectividad de las estrategias, controles internos, canales de denuncias y planes implementados. Y, para ello, resulta clave elegir las métricas adecuadas.
Aunque cada organización es diferente, la mayoría de las métricas de denuncias de irregularidades que explicamos a continuación serán de utilidad:
1. Número de casos reportados en un determinado periodo de tiempo
Parece apenas obvia, pero suele ser pasada por alto. Medir el número de informes presentados, en todos los canales de denuncia, en un mes, un trimestre, semestre o año, permite identificar tendencias muy valiosas.
Algunas organizaciones han encontrado que, en periodos estacionales precisos, como el verano o la navidad, aumentan los casos de fraude y corrupción. También se aprecia descenso de informes que coinciden con la práctica de una auditoría o tras la aplicación de una sanción ejemplar a uno o varios empleados por actos contra la ley y la ética.
2. Casos por ubicación
En organizaciones de gran tamaño y complejidad, con sucursales en varias ciudades del país, o incluso en otros continentes, es importante conocer el número de casos por cada ubicación y comparar los resultados.
Organizaciones más pequeñas, también pueden tomar este indicador, por departamentos, por áreas o por niveles, de acuerdo con su estructura organizacional.
3. Casos anónimos
Esta es una de las métricas de denuncias de irregularidades más interesante. Un sistema de denuncias que solo arroje informes anónimos, indicaría un problema de corrupción a alto nivel de gran repercusión.
Lo contrario, denuncias con información personal del informante, revelaría un estamento de gobierno confiable, en el que los empleados no temen denunciar las faltas de sus compañeros o superiores.
4. Informes por tipo de canal
Existen diferentes tipos de canales de denuncia: línea telefónica, cuenta de correo electrónico, una oficina presencial, un apartado en el sitio web, buzón de correo… Todos ellos han sido diseñados para proteger la identidad del denunciante, pero por una u otra razón unos son preferidos sobre otros.
Hay unas razones profundas por las que unos canales son preferidos sobre otros. Y estas razones interesan a los profesionales que se encargan del programa anticorrupción. Comprender las motivaciones de los empleados para elegir un canal sobre otro ayudará a enfocarse en acciones para aumentar la participación.
5. Resultados de las investigaciones
Los resultados de los diferentes investigadores, cuando son varios, constituyen también métricas de denuncias de irregularidades útiles. Este es un indicador interesante por las variaciones que ofrece, de acuerdo con el investigador.
Es importante comprender las causas de esas variaciones, e identificar perfiles de investigadores efectivos, rápidos y precisos. Esta es una de esas métricas que resultan válidas para organizaciones de gran tamaño.
6. Tipos de casos
Al agrupar los casos por tipo, se obtienen indicadores muy interesantes. Si se presentan muchos casos de soborno y pocos de tráfico de influencias, de hurto o de acoso laboral o sexual, es claro que la gestión de riesgos debe concentrarse en ese tipo de problemas de forma prioritaria.
7. Número de casos en diferentes etapas de investigación
Un indicador alentador, en esta métrica, es que la mayoría de los casos están cerrados o en etapa de cierre, con conclusiones confiables y transparentes. Muchos casos en etapa temprana de investigación, resulta, por el contrario, un tanto preocupante.
8. Casos verídicos vs falsas denuncias
Los casos verídicos son un indicador alentador y a la vez decepcionante, por razones obvias. Por una parte, se evidencia la eficacia del sistema y del canal. Por otra, es claro que la gestión de riesgos presenta carencias.
Las falsas denuncias, que no siempre se deben a mala fe o a la intención de dañar a alguien, ofrecen la misma dualidad: es probable que los empleados no entiendan para qué se utiliza un canal de denuncia o, simplemente, no saben exactamente dónde cruza la línea entre lo que está bien hecho y lo que no.
9. Tiempo de resolución de los casos
En este tipo de métricas es preciso hacer referencia a dos eventos: el tiempo que tardan los investigadores en iniciar su trabajo y el tiempo que tardan, una vez asumida la investigación, en entregar resultados y conclusiones. Ambos son importantes y los dos indican efectividad y eficiencia, o negligencia e incapacidad.
10. Percepción de los denunciantes
Los denunciantes ofrecen diferentes puntos de vista sobre su experiencia al hacer una denuncia. Cada una de estas percepciones son métricas de denuncias de irregularidades útiles.
La calidez y confianza que transmitió el encargado de recibir la denuncia es el primero de ellos. El tiempo de espera antes de iniciar la investigación, la oportuna actualización sobre el avance de la investigación, la eficacia en la preservación de la reserva de la identidad, cuando así se requiere… Todos ellos son indicadores de gran utilidad.
11. Progresión de los casos
Una de las utilidades de las métricas de denuncias de irregularidades es la posibilidad de establecer tendencias y formular predicciones útiles para la gestión de riesgos y la toma de mejores decisiones.
Establecer número de casos del mismo tipo, en diferentes periodos de tiempo, permite establecer tendencias y predecir la aparición o el agravamiento de ciertos problemas.
12. Hallazgo de causa raíz del problema
Lo ideal es que una investigación arroje conclusiones claras, confiables, certeras, transparentes e incontrovertibles. Sin embargo, una investigación puede cerrarse con todas estas características, sin llegar a la causa raíz del problema.
Cuando sí se halla, esos informes adquieren un valor agregado de alto valor. Por eso, esta es, entre las métricas de denuncias de irregularidades, una de las más relevantes e importantes.
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Las métricas de denuncias de irregularidades son el resultado de análisis, evaluación, clasificación, segmentación y otras tareas que pueden resultar un tanto dispendiosas.
Entregar este tipo de análisis, con la debida oportunidad, confiabilidad y seguridad, requiere incorporar tecnología a la gestión anticorrupción. El Software ISO 37001 de ISOTools entrega informes constantes, inmediatos y confiables, para obtener cada una de las métricas de denuncias de irregularidades a las que hemos hecho referencia.
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