12 Controles contables que toda organización necesita para operar de forma eficiente y ética

Los controles contables son mucho más funcionales, efectivos y necesarios que los que se implementan en otras áreas. Este tipo de control ejerce vigilancia sobre el dinero, sobre la forma en que se utiliza y garantiza la transparencia de la información contable, que es la base para la toma de decisiones acertadas.

Existen diversos tipos de controles contables. Algunos de ellos han sido diseñados, y se implementan, para garantizar que los profesionales en esta área sigan las normas generalmente aceptadas a nivel internacional.

Otros ejercen actúan como vigilantes que buscan evidencia de actividades inapropiadas o señales de corrupción o fraude. En general, cada organización adopta los controles contables que cree necesario. Es tarea del director del área financiera señalar e implementar los controles que requiere su departamento.

¿Cuáles son los controles contables más eficaces para operar de forma transparente?

Algunas actividades empresariales utilizan modelos, técnicas o procedimientos estandarizados. En el área contable esto es más que evidente. Después de todo, las organizaciones en todo el mundo, empezando por Europa, necesitan acomodar sus catálogos de cuentas contables a las conocidas NIIF – Normas Internacionales de Información Financiera -, que es en esencia un lenguaje común que facilita la comprensión de los informes financieros de cualquier procedencia.

Por eso, los controles contables que aparecen en el siguiente listado suelen ser utilizados en muchos departamentos de contabilidad alrededor del mundo:

1. Segregación de funciones

La segregación de funciones, en cualquier área, se convierte en un obstáculo para la ocurrencia de infracciones o actividades contra la ética. Al segregar las funciones – dividirlas entre varias personas -, disminuye la probabilidad de que los empleados con responsabilidades asignadas acuerden cometer un delito.

2. Conciliaciones de cuentas clave

La conciliación más utilizada en contabilidad es la conciliación bancaria. Pero, en la práctica, todas las transacciones contables son susceptibles de ser conciliadas, porque todo registro contable tiene una contrapartida en otra organización o en las cuentas de un tercero, sea este empleado, contratista o consultor. La conciliación es apenas verificar la coincidencia y correspondencia absoluta de valores y conceptos entre partidas contables en diferentes contabilidades.

3. Causación o devengo y doble partida

Uno de los controles contables que surge de forma natural, y casi obligatoria, es el que se conoce como sistema de Causación o Devengo que va a asociado a la doble partida. En términos muy pedagógicos, el hecho generador del ingreso bajo este sistema no es la recepción del dinero. Es la ocurrencia del hecho económico o la venta. Al suceder esto, se contabiliza un ingreso – sin recibir aún el dinero – que juega en doble partida con otro registro por el mismo valor en cuentas por cobrar.

4. Políticas de la Alta Dirección

Los Departamentos de Contabilidad eficaces, proactivos y transparentes son dirigidos por profesionales que cuentan con esas mismas características. Sin embargo, un elemento adicional puede hacer la diferencia: una política emanada desde la Alta Dirección que señale el norte del trabajo que allí se realiza para lograr los objetivos éticos y comerciales esperados.

5. Revisar el ciclo completo de una transacción

Las operaciones que se registran en contabilidad no nacen ahí. Usualmente, tienen un ciclo que inicia en otra área. Si son compras, en el área de adquisiciones. Si son ingresos, en el área comercial. La operación tampoco muere en el departamento contable. Dependiendo de las ramificaciones, la operación toma un rumbo diferente. Y en ese rumbo, anterior y posterior, se generan documentos y hechos que crean una trazabilidad. Trazabilidad que se convierte en uno de los controles contables más efectivos para un equipo proactivo y eficiente.

6. Revisión hasta el final

Es el momento de hilvanar algunos conceptos: la causación o devengo permite registrar en contabilidad un evento que no ha generado un desembolso o un ingreso efectivo de dinero. La revisión del ciclo completo de una operación familiariza al contable con el hecho que ocurre y lo sitúa en una posición privilegiada para vigilar y controlar el evento más importante: la entrega o recepción de dinero, efectivo o por transferencia electrónica. Pero también para realizar una debida diligencia adicional sobre el tercero relacionado, sea este proveedor, cliente o de otro tipo.

7. Contabilidad al día

¿Un hecho contable cambia con el tiempo? No. Las cifras contenidas en los documentos soporte son las mismas hoy o en 30 días. Sin embargo, es un hecho que el error humano existe. Y que la tardanza en registrar una transacción contable, evaluarla, inspeccionarla y aprobarla, favorece a las personas que tienen intereses poco transparentes.

8. Utilizar el sentido común y el buen juicio

Algunos profesionales en el área contable sufren un grado de saturación al revisar cientos o miles de documentos, con cifras, impuestos, cuentas contables… Este es un escenario propicio para que una factura que respalda la compra de una cafetera, por 20.000 euros, pase inadvertida sin que nadie objete su validez. Es común, en organizaciones con alto tráfico de transacciones, que el registro contable se torne mecánico y de alta velocidad. Sin embargo, es preciso que se destaquen profesionales para que revisen las cosas con otra mirada, menos esquemática y más basada en el sentido común.

9. Establecer rangos de revisión

Es curioso que los grandes fraudes o hechos de corrupción corporativos no se producen en el rango medio de cifras manejadas. Se trata de la gran operación por miles o millones de euros, o del robo hormiga, que se produce cientos de veces, cada una por valores en apariencia insignificantes. Los controles contables necesitan establecer esos umbrales, hacia arriba y hacia abajo, y, además, hacer que suene la alarma ante cualquier cifra que se salga del orden.

10. Outsourcing y consultores

Las miradas externas son muy útiles por dos razones: son frescas y no están comprometidas. Es por ello que delegar algunas funciones contables, como auditoría, por ejemplo, a un consultor externo resulta una muy buena idea que puede sumarse a la lista de controles contables eficaces.

11. Múltiples firmas de aprobación

Es probable que esto se parezca un poco a la segregación de funciones. El control aquí consiste en que transacciones que superen determinadas cifras, o comprometan un proyecto en especial, o estén destinadas a un área que se encuentre bajo vigilancia, sean aprobadas por dos, tres o hasta cuatro personas diferentes.

12. Revisión constante de caja y bancos

La mejor forma para evitar que algo se pierda es no perderlo de vista. Por eso es tan importante auditar cajas menores o cualquier puesto de trabajo que trate con efectivo a diario. Las cuentas bancarias, gracias a la tecnología, pueden ser consultadas e inspeccionadas a diario.

Software ISO 37001 de ISOTools

El área contable utiliza controles contables para asegurar la transparencia de los informes y estados financieros que produce. Los controles que se han mencionado, no obstante, encuentran un valioso apoyo en una herramienta como el Software ISO 37001 de ISOTools, que provee funcionalidades para la debida diligencia, por ejemplo.

Esta plataforma tiene la capacidad de potenciar los beneficios de los controles contables. Conócela aquí.