10 Errores comunes de cumplimiento en Recursos Humanos y cómo evitarlos
El cumplimiento en Recursos Humanos genera confianza y tranquilidad en los trabajadores. Saber que la organización se preocupa por cumplir con todas las obligaciones, crea un ambiente laboral sano, cordial y, por ello, productivo.
La relación que se establece con los trabajadores es compleja. Implica considerar, además de las obligaciones contractuales que adquiere la empresa con sus empleados, normas de origen local, nacional y requisitos de orden internacional. Por eso, el cumplimiento en Recursos Humanos enfrenta desafíos mayores.
La amplitud del espectro sobre el que se mueve el cumplimiento en Recursos Humanos y la diversidad de fuentes de obligaciones legales y regulatorias, llevan a los profesionales encargados a cometer errores.
Por supuesto, son fallas entendibles, pero no por ello de obligatoria aceptación. Es preciso tomar acciones para resolver los problemas. Es el tema que abordamos hoy, empezando por entender la importancia del cumplimiento en Recursos Humanos.
¿Por qué es importante el cumplimiento en Recursos Humanos?
El cumplimiento en Recursos Humanos demuestra que la organización, además de verificar el cumplimiento de múltiples obligaciones, se preocupa por implementar las mejores prácticas de convivencia laboral, de Seguridad y Salud en el Trabajo y de bienestar económico y social de sus trabajadores.
Comportamientos censurables, como el acoso laboral, sexual o la discriminación por cualquier causa, también competen al cumplimiento en Recursos Humanos. Pero existen otras razones relevantes para considerar que este es un tema de gran importancia en una organización que espera generar un crecimiento constante y ser exitosa en su industria:
- Enfoca la Gestión de Riesgos en un área definida, facilitando la búsqueda de amenazas.
- Evita el pago de multas y sanciones por incumplimiento, y de costosas demandas de trabajadores.
- Protege la reputación de la organización.
- Mejora el Employer Branding de la empresa.
- Crea un ambiente laboral feliz, proclive a la productividad.
¿Cómo construir un marco seguro de cumplimiento en Recursos Humanos?
El cumplimiento en Recursos Humanos es algo más que un propósito. Necesita un marco de operación que le entregue las herramientas necesarias para ser efectivo. Conformar un equipo de trabajo con la experiencia y el conocimiento adecuados es la primera acción para desarrollar.
La tecnología, como se evidenciará en adelante, es un factor determinante para alcanzar los objetivos propuestos en poco tiempo y generar una tendencia de mejora continua sostenible. Lo que sigue se puede resumir en los siguientes pasos:
1. Definir políticas y diseñar procesos
El cumplimiento en Recursos Humanos es un Sistema de Gestión. Por eso requiere de una política proveniente de la Alta Dirección, en la que se incluya, además del compromiso con el cumplimiento, los objetivos que se persiguen y la seguridad de la asignación de los recursos necesarios. Es preciso, igualmente, diseñar los procesos, los procedimientos que los conforman y las tareas y actividades que hacen parte de cada uno de ellos.
2. Identificar brechas de formación
La organización necesitará crear un programa de formación, de acuerdo con las necesidades del Sistema. Algunos empleados, con funciones específicas en el cumplimiento, requerirán programas muy definidos y técnicos. Otros empleados necesitarán contenidos que busquen la sensibilización y la creación de cultura de cumplimiento.
3. Crear la estructura para documentación y registro
Un marco eficaz y transparente de cumplimiento en el área de Recursos Humanos, necesita documentar y registrar muchos eventos, actividades de monitoreo y seguimiento y resultados de evaluaciones e inspecciones, entre otros hechos relevantes. Los instrumentos utilizados necesitan asegurar la accesibilidad, la incorruptibilidad y la trazabilidad de la información. Es preciso adoptar una solución informática que tenga la capacidad para afrontar los desafíos.
4. Realizar un inventario minucioso de obligaciones
Lo más importante, cuando se desea cumplir, es saber con precisión qué es lo que se debe cumplir. Las obligaciones en el área de Recursos Humanos provienen de muchas fuentes, algunas muy cercanas, otras no tanto. Es importante entender también, que el marco regulatorio y legal es dinámico. Esto significa que el inventario se debe revisar y actualizar mes a mes.
5. Implementar canales de comunicación fluidos
La comunicación debe fluir en los dos sentidos. Por una parte, se busca mantener informados a todos los empleados, sobre lo que se pretende hacer y lo que se espera obtener en el medio y largo plazo. Pero también se espera la retroalimentación de los trabajadores que expresen problemas, alerten sobre incumplimientos o propongan ideas para mejorar.
6. Auditar el marco
Aunque los resultados de la Gestión de cumplimiento en Recursos Humanos sean evidentes, es preciso monitorear, inspeccionar y, sobre todo, auditar. La auditoría es el único mecanismo efectivo y reconocido para comprobar los buenos resultados, encontrar problemas y mejorar de forma continua.
¿Cuáles son los errores recurrentes en el cumplimiento en Recursos Humanos?
Las auditorías, las inspecciones o las revisiones de la Alta Dirección sirven para identificar problemas y abordarlos con anticipación. Estos problemas surgen como consecuencia de errores que son recurrentes. Los 10 más comunes son:
1. Realizar auditorías poco confiables, con base en documentos inexactos
La práctica regular y sistemática de auditorías disminuye la probabilidad de error y promueve la mejora continua. El trabajo y los recursos, no obstante, pueden desperdiciarse si los documentos no son confiables, no existe trazabilidad, la información no está disponible y los registros no están completos.
El problema más grave que se hereda de la práctica de auditorías con estas características, es que generan la falsa percepción de seguridad. Esto es común en organizaciones que aún gestionan documentos y registros en papel o, cuando mucho, en Hojas de Cálculo.
¿Cómo evitar el error?
Tres componentes forman parte de la solución de este problema: automatizar y digitalizar la Gestión de Cumplimiento en Recursos Humanos, diseñar procesos eficaces para la creación, actualización, almacenamiento, comunicación y accesibilidad de documentos y registros y, finalmente, practicar auditorías frecuentes, sistemáticas y realizadas por auditores certificados.
2. No contar con apoyo tecnológico
La tecnología resuelve muchos problemas en la Gestión de Cumplimiento. Los relacionados con la Gestión de Documentos, ya mencionados, son importantes. Pero el error recurrente número dos es no contar con el soporte tecnológico de respaldo adecuados para cumplir muchas de las tareas que demanda el cumplimiento en Recursos Humanos.
El cumplimiento de muchos requisitos, regulaciones, normas o acuerdos contractuales, implica realizar tareas, conformar equipos de trabajo, realizar acciones y crear flujos de trabajo. Asumir el desafío, hace que los flujos de trabajo sean ineficientes, se cometan errores, muchas cosas importantes pasen por alto y, finalmente, generar incumplimiento.
¿Cómo evitar el error?
La tecnología se necesita para evitar los errores, pero también para automatizar tareas repetitivas, evitar la duplicación de funciones, mejorar la productividad de la Gestión y obtener actualizaciones en tiempo real sobre el estado de cumplimiento y sobre el devenir de las obligaciones. Evitar el error es fácil. Basta que la organización entienda la necesidad de invertir en tecnología.
3. Dejar de monitorear la actualidad regulatoria y legislativa
Tal vez el error más recurrente en el área de cumplimiento en Recursos Humanos es regirse a una lista de obligaciones que no es revisada y actualizada nunca. Cuando se afirma que el marco regulatorio y normativo en Recursos Humanos es dinámico y volátil no se exagera un ápice.
La diversidad de fuentes de normas, leyes o requisitos aumenta la dificultad para seguir los cambios. Algunos equipos de cumplimiento llegan a tener reuniones diarias para debatir sobre el acontecer noticioso y las novedades legislativas.
¿Cómo evitar el error?
La solución es estar alerta a cualquier movimiento. Por supuesto, los medios de comunicación en general son un buen punto de partida. Pero también hay foros o escenarios de debate especializados. Los compañeros, en otras empresas de la misma industria, son una buena fuente de noticias. Pero, todo esfuerzo será inútil si no se cuenta con una plataforma que permita procesar, clasificar, analizar, almacenar y distribuir la información recopilada.
4. No prestar atención a la voz de los trabajadores
Las organizaciones en las que no se escucha la voz de los empleados, en áreas criticas como Seguridad y Salud en el Trabajo, y por supuesto, cumplimiento en Recursos Humanos, no cuentan con una verdadera y transparente cultura de cumplimiento.
Las razones son varias: los equipos de gestión de cumplimiento desestiman la opinión o el valor del aporte del trabajador, se cree que alentar la participación representa algún tipo de peligro para la estabilidad de la organización o simplemente no se ha formado a los trabajadores para que piensen y actúen de esa forma.
¿Cómo evitar el error?
Capacitación, comunicación y, nuevamente, tecnología. La capacitación lleva al trabajador a comprender porqué es importante su voz y su aporte. La comunicación asertiva motiva al trabajador a involucrarse con la Gestión y la tecnología entrega los canales y las herramientas para facilitar los reportes de los empleados.
5. Ignorar la tecnología
La necesidad de utilizar una plataforma para procesar los datos, automatizar tareas y digitalizar la Gestión de cumplimiento en Recursos Humanos, es una preocupación recurrente en este texto. Y lo es porque la resistencia a acoger la tecnología es uno de los errores que mayores costes trae para la organización.
¿Cómo evitar el error?
Una plataforma así, está preparada para analizar los CV de los empleados, desde la misma etapa de selección y contratación, establecer puntos de interés, aplicar debida diligencia, verificar antecedentes y, en general, optimizar todos los procesos del área, incluyendo por supuesto, los que atañen al cumplimiento.
6. Diseñar procesos ineficientes
Los procesos en el área de Recursos Humanos son especialmente críticos. Una falla en ellos redunda en toda la organización. Después de todo, es precisamente el Departamento que provee el talento para toda la organización y el responsable de la buena relación de los trabajadores con la organización.
Muchos procesos son complicados sin necesidad, poco claros, o simplemente no sirven para el objetivo para el que fueron implementados. Las fallas en procesos relacionados con el cumplimiento son especialmente lesivas para la organización. Cuestan dinero, afectan la reputación y hacen que se pierdan buenos empleados.
¿Cómo evitar el error?
Es importante diseñar procesos para que se adapten a las necesidades de la Gestión de Cumplimiento en un área tan sensible al error. Lo contrario, hacer que el sistema se adapte al proceso, nunca funcionará. Un software que provea flujos de trabajo automatizados, con puntos de intercepción con otros procesos, con entradas y salidas lógicas, facilitará la tarea y aportará fluidez y coherencia a la Gestión.
7. Falta de documentos
Algunas áreas dependen mucho más de documentos que otras. Recursos Humanos tiene una muy alta dependencia. Todo se documenta y todo se evidencia con un documento. Desde la identificación de los empleados, el historial de Salud, los resultados de las capacitaciones, el registro histórico de incidentes y accidentes… Todo se basa en documentos. No contar con los documentos suficientes y adecuados, es un error más de cumplimiento en Recursos Humanos.
¿Cómo evitar el error?
La organización necesita un sistema confiable para la creación, modificación, actualización, comunicación, almacenamiento y eliminación de toda clase de documentos que involucren la Gestión de Cumplimiento. Este sistema requiere automatización que es el factor que asegura transparencia, seguridad y trazabilidad.
8. Ausencia de comunicación con los trabajadores
Algunos equipos de Recursos Humanos sienten que se encuentran en una esfera superior, en la que no es posible tener contacto con las personas que se encuentran bajo su control. Esto genera estrategias alejadas de la realidad, desconexión total con el acontecer diario, baja moral de los empleados, disminución de la productividad y, finalmente, deserción.
¿Cómo evitar el error?
El profesional en Recursos Humanos, y en particular, el que se especializa en cumplimiento, necesita habilidades naturales de comunicación. Estos profesionales necesitan canales fluidos para comunicarse con sus “clientes”, que son los trabajadores de la organización. Deben ser, además, profesionales que se informan a diario, aumentan su conocimiento cada día y aprovechan el aporte de la tecnología.
9. No evaluar la Gestión de Cumplimiento
La Gestión de Cumplimiento en Recursos Humanos necesita ser auditada, inspeccionada, monitoreada, pero también evaluada. La evaluación es un concepto que se diferencia de los otros en la capacidad que tiene para calificar el rendimiento y el trabajo de las personas encargadas.
Las evaluaciones proporcionan información valiosa, señalan brechas de cumplimiento y muestran oportunidades de mejora.
¿Cómo evitar el error?
La solución es apenas obvia: es preciso practicar evaluaciones a la Gestión y a las personas encargadas. Sin embargo, no se realizan evaluaciones con la suficiente periodicidad, porque representan un desgaste por la dificultad que implica obtener la información requerida para hacerlo. Nuevamente, la tecnología soluciona el problema.
10. Hacer uso de soluciones no adecuadas
Cuando se habla de tecnología para el área de cumplimiento en Recursos Humanos, se piensa en una solución creada y diseñada para solucionar problemas de cumplimiento. Algunas plataformas, muy eficientes en otros terrenos, no han sido diseñadas para automatizar la Gestión de Cumplimiento y terminan convirtiéndose en un costoso problema más, antes que en una solución.
¿Cómo solucionarlo?
Por supuesto, contratando una plataforma que se especialice en Cumplimiento, que se aloje en la nube, que sea parametrizable, que crezca con la organización y, por supuesto, que sea amigable y fácil de operar. Una buena opción es la que presentamos en nuestro apartado final.
Software ISO 37301 de ISOTools
El Software ISO 37301 de ISOTools es una plataforma creada específicamente para automatizar la Gestión de Cumplimiento. El Software provee indicadores, muestra mapas de calor, elabora flujos de trabajo, genera notificaciones automáticas a las personas indicadas y, en resumen, está preparada para afrontar los desafíos que propone el cumplimiento en Recursos Humanos. Conócela aquí.
